Koha është ajo që s’e merr dot kurrë mbrapsht. Bibla flet për “shfrytëzimin e kohës” ose “shfrytëzimin sa më mirë të kohës.” 1 Kjo kërkon disa angazhime për zhvillimin e aftësive tona të menaxhimit të kohës.

Është kaq e lehtë ta shpenzosh kohën kot, të kapur në vorbullën e angazhimeve, megjithatë vjen fundi i ditës duke kuptuar se nuk e realizuam dot atë që kishim synuar. Është një sfidë e jashtëzakonshme të përdorim vazhdimisht kohën tonë me mençuri, të mbarojmë punët më të rëndësishme, dhe të gjejmë ekuilibrin e duhur kur i përkushtohemi përgjegjësive dhe detyrave, qofshin ato të punës apo personale, me të cilat përballemi çdo ditë.

Ekzistojnë shumë fjalë zhargoni mbi menaxhimin e kohës, dhe unë dua të përmend dy prej tyre: efikasitetin dhe efektivitetin. Ka një ndryshim të madh mes të qenit efikas dhe efektiv. Siç shpjegon Jeff Haden:

Njerëzit efikasë janë të organizuar mirë dhe kompetentë. Ata fshijnë detyrat e përmbushura nga lista e angazhimeve. Ata përfundojnë projekte. Ata mbarojnë punë.

Njerëzit efektivë i bëjnë të gjitha këto, por ata fshijnë gjërat e duhura nga lista e tyre e angazhimeve. Ata përfundojnë projektet e duhura. Ata mbarojnë punët e duhura. 2

Edhe pse është shumë mirë të bëhesh më efikas, nëse na mungon përbërësi i efektivitetit, atëherë ka të ngjarë të mos i arrijmë qëllimet tona apo të bëjmë gjërat më të rëndësishme. Pra, ne duhet të bëhemi efektivë në gjithçka që bëjmë, përfshirë këtu mënyrën se si marrim vendime, vendosim përparësi dhe zbatojmë praktika të zgjuara të menaxhimit të kohës.

Le të shohim pesë pika kryesore në fushën e menaxhimit të kohës.

Numri 1. Caktoni përparësitë.

Jeff Haden e ka thënë bukur: “Ne nuk mund të bëjmë gjithçka, por të gjithë mund t’i bëjmë disa gjëra vërtet mirë. Vendosni se çfarë është më e rëndësishme për ju, vendosni të përqendroheni në ato gjëra… dhe vendosni të heqni dorë nga gjërat që mund të dëshironi të bëni, por realisht nuk mundeni, të paktën tani për tani.” 3

Hapi i parë është të pranoni që nuk jeni në gjendje të bëni gjithçka. Në mënyrë që të bëhen gjërat më të rëndësishme, do të duhet të vendosni përparësitë dhe t’u jepni pjesën më të madhe të vëmendjes dhe kohës suaj atyre gjërave.

Nëse shikoni listën tuaj të detyrave dhe shihni gjithçka njësoj e rëndësishme, është e lehtë të mbingarkoheni me volumin e detyrave, sesa me cilësinë e punës tuaj. Por merrni parasysh këtë: Parimi Pareto sugjeron që 20% e detyrave tuaja prodhojnë 80% të rezultateve tuaja, dhe kjo do të thotë që një pjesë e vogël e punës suaj të përditshme meriton shumicën e vëmendjes tuaj. 4

Nuk janë të gjitha njësoj të rëndësishme. Jo çdo gjë që vjen duhet të marrë vëmendjen tuaj. Nëse 20% e asaj që bëni jep 80% të rezultateve tuaja, ky duhet të jetë një filtër kyç përmes të cilit mund të shihni rëndësinë e detyrave tuaja.

Numri 2. Kini të qartë çfarë të bëni dhe çfarë të mos bëni.

Nëse doni të bëni gjërat e duhur, hapi i parë është të vini re se me çfarë e shpenzoni kohën, dhe ta krahasoni me çfarë duhet ta shpenzonit kohën tuaj. Kjo do të thotë të shikoni të gjithë planin e jetës suaj, të jeni të qartë mbi qëllimet tuaja dhe çfarë synoni të arrini. Mund të nevojitet t’i jepni pakëz kohë dhe mund në fillim, pasi kjo do të shërbejë si plani bazë me të cilën do të punoni, kur të krijoni synimet dhe planet tuaja ditore, javore dhe mujore.

E thënë përgjithësisht, ju doni të identifikoni qëllimet e tua të rëndësishme afatshkurtër dhe afatmesme. Ju me siguri do të identifikoni disa kategori të lidhura me punën dhe disa që lidhen me jetën tuaj personale. Mos zgjidhni shumë. Ndërsa caktoni kohën tuaj në baza ditore, javore dhe mujore, ju ndihmon të vendosni shumicën e aktiviteteve tuaja në një nga ato kategori fokusi. Kjo do t’ju ndihmojë të harmonizoni atë që bëni çdo ditë me qëllimet tuaja të përgjithshme të punës dhe qëllimet e jetës. Filloni me një plan, por mos ngurroni bëni rishikime sipas nevojës.

Siç tha Benjamin Franklin, “Duke dështuar për t’u përgatitur, ju jeni duke u përgatitur për të dështuar.” Dhe këtu është Antoine de Saint-Exupéry: “Një qëllim pa plan është thjesht dëshirë.”

Po aq e rëndësishme sa të dish se në çfarë duhet të punosh është të dish se në çfarë nuk duhet të punosh. Disa njerëz e quajnë këtë një listë “injorimi”. Ndihmon për të identifikuar dhe shënuar se cilat lloje detyrash shfaqen, të cilat nuk duhet t’i bëni, edhe nëse ju pëlqen t’i bëni. Koha jonë është e kufizuar, prandaj duhet të tregohemi të arsyeshëm me të.

Numri 3. Identifikoni dhe zvogëloni shpërdoruesit e kohës dhe shpërqendrimet.

Nëse doni të jeni mjeshtri i kohës tuaj, duhet të dini se çfarë ju pengon. Ka shumë ndërprerje çdo ditë, për të mos përmendur humbësit e panumërt të kohës dhe shpërqendrimet që na ka vë në dispozicion teknologjia. Ju si e shpërdoroni kohën tuaj? Me televizorin? YouTube-n? Rrjetet sociale? Lojërat kompjuterike? Shfaqjet e gatimit? Duke ndjekur ngjarjet dhe rezultatet sportive? Me lundrim rastësor? Duke parë lajmet mbi të famshmit?

E përbashkëta e të gjithave sa më sipër është aftësia e tyre për t’ju vjedhur orë të tëra nga kohës tuaj të çmuar. Shumë ekspertë sugjerojnë që të shënoni sasinë e kohës që kaloni në aktivitete brenda një jave, në mënyrë që të jeni të vetëdijshëm se si e shpenzoni kohën tuaj. Pastaj bëni një plan për të zvogëluar ose kufizuar përdorimin tuaj; madje merrni parasysh që të fikni pajisjet tuaja elektronike në kohë të caktuara, në mënyrë që të shfrytëzoni fuqinë e përqendrimit tuaj të plotë.

Numri 4. Kuptoni dhe organizoni detyrat tuaja.

Gjeni një sistem organizativ që punon për ju. Fraza kyçe këtu është “funksionon për ty.” Fatkeqësisht, njerëzit kalojnë shumë kohë në menaxhimin dhe rregullimin e sistemeve të tyre organizative, gjë që i merr kohë punës së tyre kryesore.

E njëjta gjë vlen për listat e detyrave. Nëse lista juaj e detyrave është shumë faqe e gjatë dhe i shtoni asaj çdo ditë detyra të reja, atëherë ndoshta nuk do ta keni të vështirë ta besoni këtë statistikë: 23% e njerëzve kalojnë më shumë kohë në organizimin e listave të detyrave sesa shpenzojnë duke punuar në detyrat e tyre! Mos harroni: Mbajeni sistemin tuaj sa më të thjeshtë që të jetë e mundur, dhe mbi të gjitha, zgjidhni atë që ju përshtatet.

Një nga rregullat më klasike të produktivitetit është kjo: Në fillim, bëni punët tuaja më të rëndësishme. Nisni me detyrën kryesore të listës suaj, e cila shpesh është gjëja më e vështirë për t’u bërë, kur keni më shumë energji dhe mendje të freskët. 5 Jo vetëm që do të keni bërë goxha progres, por do të ndiheni mirë pasi keni mbaruar punën tuaj parësorë.

Numri 5. Mos e tej ngarkoni veten; jini realist.

Zoti na ka dhënë një kohë të caktuar çdo ditë, dhe pa marrë parasysh sa shumë dëshironi të arrini, mund të arrini realisht aq shumë.

Jini realist për sasinë e kohës që do të marrë një projekt, nëse mund të merrni një detyrë tjetër dhe nëse mund ta dorëzoni brenda afatit. Jini të vetëdijshëm për detyrat që tashmë keni, gjë të cilën e siguron një listë e mirë-mbajtur. Dhe në fund të fundit, jini të gatshëm të thoni jo kur është e nevojshme. Ka për të qenë e vështirë, por në planin afatgjatë, refuzimi i detyrave që ju ngarkojnë do të mbrojë aftësinë tuaj për të bërë punë të rëndësishme dhe cilësore, i përqendruar dhe i freskët për të kontribuar në diskutime, në zgjidhje krijuese problemesh etj.

  1. Efesianëve 5:16 ESV ↑
  2. Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People, (9 Zakonet Që i Kthejnë Njerëzit Efikasë në Njerëz Shumë Efektivë)” Inc., 6 tetor 2014 ↑
  3. Jeff Haden, “Suçess? It’s Just a Decision Away, (Suksesi? Është Vetëm një Vendim Larg)” CBS Moneywatch, 19 tetor 2011 ↑
  4. Lea McLeod, “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About) (Aftësia për punë që ju nevojitet (për të cilën nuk flet askush),” The Muse (Muza), 7 shtator 2014 ↑
  5. Trent Hamm, “Do the Hard Things First (Bëni në fillim gjërat më të vështira),” The Simple Dollar, 17 shtator 2014 ↑