Ο χρόνος είναι κάτι που ποτέ δεν μπορείτε να επανακτήσετε. Η Βίβλος αναφέρεται στην «καλή χρήση του χρόνου» 1 Αυτό δίνει το έναυσμα σε κάποιου είδους δέσμευση ώστε να αναπτύξουμε τις δεξιότητές μας όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου.
Είναι τόσο εύκολο να σπαταλάμε χρόνο και να ενασχολούμαστε με πληθώρα πραγμάτων, όμως όταν φθάνουμε στο τέλος της ημέρας αντιλαμβανόμαστε ότι δεν εκπληρώσαμε αυτό που είχαμε ως πρόθεση. Είναι μεγάλη πρόκληση το να χρησιμοποιούμε διαρκώς τον χρόνο μας με σοφό τρόπο, να εκπληρώνουμε τα πιο σημαντικά πράγματα και να βρίσκουμε τη σωστή ισορροπία στον χρόνο που αφιερώνουμε ανάμεσα σε ευθύνες και καθήκοντα – εργασιακού και προσωπικού χαρακτήρα – και όλα εκείνα που αντιμετωπίζουμε σε καθημερινή βάση.
Υπάρχουν αρκετές λέξεις κλειδιά που έχουν να κάνουν με τη διαχείριση χρόνου και θα ήθελα να αναφερθώ σε δύο απ’ αυτές: Απόδοση και αποτελεσματικότητα. Υπάρχει μεγάλη διαφορά ανάμεσα στο να αποδίδεις και στο να είσαι αποτελεσματικός. Όπως εξηγεί και ο Τζεφ Χέιντεν:
Οι αποδοτικοί άνθρωποι έχουν καλή οργάνωση και είναι επαρκείς. Διαγράφουν πράγματα απ’ τη λίστα τους. Ολοκληρώνουν εγχειρήματα. Τα καταφέρνουν.
Οι αποτελεσματικοί άνθρωποι κάνουν όλα τα παραπάνω, όμως διαγράφουν τα σωστά πράγματα απ’ τη λίστα τους. Ολοκληρώνουν τα σωστά εγχειρήματα. Καταφέρνουν τα σωστά πράγματα. 2
Ενώ, το να γινόμαστε όλο και περισσότερο αποδοτικοί είναι σπουδαίο, αν μας λείπει το συστατικό της αποτελεσματικότητας, τότε μάλλον δεν προσεγγίζουμε τους στόχους μας ούτε καταφέρνουμε τα πιο σημαντικά πράγματα. Έτσι θα πρέπει να δούμε πώς θα γίνουμε αποτελεσματικοί σε οτιδήποτε κάνουμε, συμπεριλαμβανομένου και του πώς παίρνουμε αποφάσεις, πώς βάζουμε προτεραιότητες και εφαρμόζουμε σοφές πρακτικές όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου.
Ας αναφερθούμε σε πέντε σημεία-κλειδιά στον τομέα της διαχείρισης χρόνου.
Νούμερο 1. Βάλτε προτεραιότητες.
Ο Τζεφ Χέιντεν το έθεσε σωστά: «Δεν μπορούμε να κάνουμε τα πάντα, όμως όλοι μας μπορούμε να κάνουμε μερικά πράγματα σωστά. Αποφασίστε τι είναι το πιο σημαντικό για εσάς, αποφασίστε να επικεντρωθείτε σε αυτά τα πράγματα … και αποφασίστε να βάλετε στην άκρη τα πράγματα που ίσως θέλετε να κάνετε όμως στην πραγματικότητα δεν μπορείτε, τουλάχιστον προς το παρόν».3
Το πρώτο βήμα είναι να αποδεχθείτε ότι δεν θα μπορέσετε να κάνετε τα πάντα. Για να μπορέσετε να καταφέρετε τα πιο σημαντικά πράγματα, θα πρέπει να βάλετε προτεραιότητες και να τους δώσετε την περισσότερη απ’ την προσοχή σας και τον χρόνο σας.
Αν κοιτάξετε τη λίστα με όλα αυτά που πρέπει να κάνετε και τα βλέπετε όλα το ίδιο σημαντικά, είναι εύκολο να νοιώσετε πιο φορτωμένοι με όλα αυτά που πρέπει να κάνετε παρά με την ποιότητα της εργασία σας. Όμως αναλογιστείτε αυτό: Η Αρχή του Παρέτο υποστηρίζει ότι το 20% των εργασιών σας παράγει το 80% των αποτελεσμάτων σας – και αυτό σημαίνει ότι ένα μικρό ποσοστό μόνο της καθημερινής σας εργασίας αξίζει την πλειονότητα της προσοχής σας.4
Δεν είναι όλα το ίδιο σημαντικά. Δεν αξίζει την προσοχή σας το καθετί που παρουσιάζεται μπροστά σας. Αν το 20% αυτών που κάνετε αποφέρει το 80% των αποτελεσμάτων σας, αυτό θα πρέπει να γίνει το φίλτρο, μέσα απ’ το οποίο να εξετάζετε τη σπουδαιότητα των καθηκόντων σας.
Νούμερο 2. Να είστε ξεκάθαροι για το τι να κάνετε και τι να μην κάνετε.
Εάν θέλετε να καταφέρετε τα σωστά πράγματα, το πρώτο βήμα είναι να κοιτάξτε διεξοδικά πάνω σε τι ξοδεύετε πρόσφατα τον χρόνο σας, σε αντίθεση με το πού θα πρέπει να ξοδεύετε τον χρόνο σας. Αυτό σημαίνει το να βλέπετε το συνολικό σχέδιο της ζωής σας και να είστε ξεκάθαροι για τους στόχους σας και στο τι αποσκοπείτε. Αρχικά ίσως χρειαστεί να δώσετε κάποιο χρόνο και σκέψη σε αυτό, καθώς θα εξυπηρετήσει ως ένα βασικό σχέδιο για το ξεκίνημά σας, όταν δημιουργείτε τους ημερήσιους, εβδομαδιαίους ή μηνιαίους στόχους σας και τα σχέδιά σας.
Σε γενικές γραμμές, θα θέλετε να ταυτοποιήσετε τους κύριους στόχους σας, μακροχρόνιους και ενδιάμεσους. Πιθανόν να τους θέσετε σε συναφείς κατηγορίες όσον αφορά την εργασία σας ή την προσωπική σας ζωή όμως μην καταπιάνεστε με πάρα πολλούς στόχους. Καθώς κατανέμετε τον χρόνο σας σε καθημερινή, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση, αυτό βοηθάει να δώσετε την πλειονότητα αυτών που κάνετε σε μια από εκείνες τις κατηγορίες εστίασης. Αυτό θα σας βοηθήσει να ευθυγραμμίσετε αυτά που κάνετε σε καθημερινή βάση με τους συνολικούς σας στόχους όσον αφορά εργασία και ζωή. Ξεκινήστε με κάποιο σχέδιο, όμως μην φοβηθείτε να κάνετε κάποιες αναθεωρήσεις όταν αυτό είναι αναγκαίο.
Όπως είπε και ο Βενιαμίν Φραγκλίνος, «Με το να αποτυγχάνετε να προετοιμαστείτε, προετοιμάζεστε για να αποτύχετε». Και να τι είπε και η Αντουάν ντε Σεντ-Εξυπερή: «Ένας στόχος χωρίς σχέδιο είναι απλά μια ευχή».
Όπως ακριβώς είναι σημαντικό να γνωρίζετε πάνω σε τι πρέπει να εργαστείτε, το ίδιο είναι και το να γνωρίζετε πάνω σε τι δεν πρέπει να εργαστείτε. Μερικοί άνθρωποι αυτό το αποκαλούν λίστα «αδιαφορίας». Βοηθά το να αναγνωρίζετε και να σημειώνετε εκείνα τα είδη καθηκόντων που βγαίνουν στο διάβα σας τα οποία δεν πρέπει να επιτελέσετε, ακόμα και αν σας αρέσει να τα κάνετε. Ο χρόνος μας είναι περιορισμένος, γι’ αυτό πρέπει να είμαστε συνετοί με αυτόν.
Νούμερο 3. Αναγνωρίστε και αφαιρέστε εκείνα τα πράγματα που χαραμίζουν τον χρόνο σας και αποσπούν την προσοχή σας.
Αν θέλετε να είστε κύριος του χρόνου σας, πρέπει να ξέρετε τι είναι αυτά που αποσπούν την προσοχή σας. Υπάρχουν πολλοί περισπασμοί που παρουσιάζονται καθημερινά, χωρίς να αναφερθούμε στο χάσιμο του χρόνου και τους περισπασμούς που μας κάνει προσιτούς η τεχνολογία. Πού τείνετε να σπαταλάτε χρόνο; Τηλεόραση; Ίντερνετ; Κοινωνικά μέσα; Βιντεοπαιχνίδια; Προγράμματα μαγειρικής; Αθλητικοί αγώνες και αποτελέσματα; Προσωπικότητες και σινεμά;
Αυτό που έχουν κοινό μεταξύ τους όλα τα παραπάνω είναι η αλλόκοτη ικανότητα τους να σας κλέβουν ώρες απ’ τον πολύτιμο χρόνο σας. Πολλοί ειδικοί προτείνουν να χρονομετρήσετε το πόσο χρόνο ξοδεύετε σε δραστηριότητες κάθε βδομάδα, ώστε να δείτε πού πάει ο χρόνος σας. Κατόπιν κάνετε ένα πλάνο να ελαττώσετε ή να περιορίσετε τον χρόνο αυτό, ακόμα και αν φθάσετε στο σημείο να κλείνετε τις συσκευές σας για κάποιες ώρες, ώστε να μπορέσετε να δαμάσετε τη δύναμη της πλήρους συγκέντρωσής σας.
Νούμερο 4. Σκιαγραφείστε και οργανώστε τα καθήκοντά σας.
Βρείτε ένα οργανωτικό σύστημα που σας ταιριάζει. Η φράση κλειδί είναι «που ταιριάζει σε σας». Δυστυχώς, οι άνθρωποι καταλήγουν στο να ξοδεύουν πάρα πολύ χρόνο στη διαχείριση και στις ρυθμίσεις των οργανωτικών τους συστημάτων, κάτι το οποίο αφαιρεί χρόνο από τις προτεραιότητές τους.
Το ίδιο ισχύει και για τις λίστες με αυτά που πρέπει να κάνουν. Αν η λίστα σας αυτή πιάνει αρκετές σελίδες και συνεχίζετε να προσθέτετε καθημερινά σε αυτήν, τότε δεν θα σας είναι και τόσο δύσκολο να αποδεχτείτε αυτή τη στατιστική: Το 23% των ανθρώπων ξοδεύουν περισσότερο χρόνο οργανώνοντας τις λίστες τους με αυτά που έχουν να κάνουν, απ’ ό,τι ξοδεύουν στο να εργάζονται πάνω σε αυτά που πρέπει να κάνουν! Το συμπέρασμα είναι: Οργανώστε το σύστημά σας όσο πιο απλά γίνεται και πάνω απ’ όλα, με το σύστημα που σας ταιριάζει.
Ένας από το πιο κλασικούς κανόνες παραγωγικότητας είναι αυτός: Κάντε την πιο σημαντική εργασία σας πρώτα. Καταφέρετε το νούμερο ένα στη λίστα σας – που συχνά μπορεί να είναι το πιο δύσκολο – όταν έχετε την περισσότερη ενέργεια και πιο ξεκάθαρο νου.5 Όχι μόνο θα καταφέρετε περισσότερα, αλλά θα νοιώσετε υπέροχα, καθώς έχετε αφήσει ξοπίσω σας εκείνη την εργασία που είχε προτεραιότητα.
Νούμερο 5. Μην παραφορτώνετε τον εαυτό σας, να είστε ρεαλιστές.
Ο Θεός μας έχει δώσει ένα περιορισμένο ποσό χρόνου κάθε μέρα και ανεξάρτητα απ’ το πόσο πολύ θέλετε να εκπληρώσετε κάτι, στην πραγματικότητα μπορείτε να εκπληρώσετε μόνο τόσα και όχι παραπάνω.
Να είστε ρεαλιστές για το διάστημα του χρόνου που απαιτεί ένα εγχείρημα, για το αν μπορείτε να αρχίσετε άλλο ένα καθήκον και αν μπορείτε να το καταφέρετε εντός της καταλυτικής ημερομηνίας. Να έχετε αντίληψη για αυτά που ήδη έχετε να κάνετε, κάτι που θα σας το παρέχει μια καλο-διατηρούμενη λίστα με αυτά που έχετε να κάνετε. Και στην πορεία, να είστε πρόθυμοι να πείτε όχι, αν αυτό είναι αναγκαίο. Θα σας είναι δύσκολο, αλλά όπως θα δείτε ότι με το να λέτε όχι σε καθήκοντα που σας παραφορτώνουν, αυτό θα διαφυλάξει την ικανότητά σας να καταφέρνετε τη σημαντική, ποιοτική εργασία, να παραμένετε επικεντρωμένοι και αρκετά φρέσκοι στο να συμμετάσχετε σε συζητήσεις, την επίλυση προβλημάτων, κτλ.
- Εφεσσίους 5:16↑
- Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc., Οκτώβριος 6, 2014↑
- Jeff Haden, “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch, Οκτώβριος 19, 2011↑
- Lea McLeod, “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About),” The Muse, Σεπτέμβριος 7, 2014↑
- Trent Hamm, “Do the Hard Things First,” The Simple Dollar, Σεπτέμβριος 17, 2014↑