Czas to jedna z tych rzeczy, których już nigdy nie odzyskamy. Biblia mówi o „wyzyskiwaniu chwili”, albo „wykorzystywaniu czasu.”1 To wymaga pewnego zaangażowania w rozwijanie naszych umiejętności zarządzania.
Tak łatwo jest trwonić czas, popaść w zajętość, zarobienie, a mimo to pod koniec dnia uzmysłowić sobie, że nie osiągnęliśmy tego, co zamierzaliśmy. To ogromne wyzwanie konsekwentnie wykorzystywać nasz czas w sposób rozsądny, wykonywać najważniejsze rzeczy i odnajdywać właściwą równowagę w odniesieniu do czasu, który poświęcamy na obowiązki i zadania—zawodowe i osobiste—z którymi mamy do czynienia każdego dnia.
Istnieje wiele popularnych zwrotów związanych z zarządzaniem czasem. Ja chcę wspomnieć o dwóch: wydajności i skuteczności. Istnieje ogromna różnica pomiędzy byciem wydajnym i byciem skutecznym. Jak wyjaśnia Jeff Haden:
Wydajni ludzie są dobrze zorganizowani i kompetentni. Odhaczają rzeczy ze swojej listy zadań. Kończą projekty. Załatwiają sprawy.
Skuteczni ludzie robią to wszystko, ale odhaczają właściwe rzeczy z listy zadań. Kończą właściwe projekty. Załatwiają właściwe sprawy.2
Wspaniale jest stać się bardziej wydajnym, ale kiedy brakuje nam elementu skuteczności, prawdopodobnie nie osiągniemy naszych celów i nie załatwimy najważniejszych spraw. Więc musimy dążyć do bycia skutecznymi we wszystkim co robimy, łącznie z tym jak podejmujemy decyzje, wyznaczamy priorytety, oraz wprowadzamy w życie mądre metody zarządzania czasem.
Przyjrzyjmy się pięciu kluczowym kwestiom z zakresu zarządzania czasem.
Numer 1. Priorytetyzuj.
Jeff Haden dobrze to ujął: „Nie możemy zrobić wszystkiego, ale każdy z nas może zrobić kilka rzeczy bardzo dobrze. Określ, co jest dla Ciebie najważniejsze i skoncentruj się na tych rzeczach … i zostaw w spokoju rzeczy, które chcesz zrobić, ale patrząc na nie realistycznie nie jesteś w stanie zrobić, przynajmniej na chwilę obecną.”3
Pierwszy krok to pogodzenie się z tym, że nie będziesz w stanie zrobić wszystkiego. Aby zrobić najważniejsze rzeczy, bedziesz musiał wyznaczyć priorytety i poświęcić im dużą ilość swojego czasu i uwagi.
Jeśli patrzymy na swoją listę zadań i wszystko postrzegamy jako równie ważne, łatwo jest odczuć przytłoczenie ilością zadań, co w konsekwencji odbije się na jakości naszej pracy. Ale zastanów się nad tym: zasada Pareta mówi, że 20% naszych zadań generuje 80% naszych wyników—a to znaczy, że mała część naszej codziennej pracy zasługuje na większość naszej uwagi.4
Nie wszystko jest równie ważne. Nie wszystko, co dociera do Ciebie powinno otrzymywać Twoją uwagę. 20% tego, co robisz generuje 80% Twoich wyników, przez pryzmat tego powinieneś rozważać wagę swoich zadań.
Numer 2. Miej jasność, co robić, a czego nie robić.
Jeśli chcesz załatwić istotne sprawy, najpierw przyjrzyj się na co obecnie poświęcasz swój czas, a na co powinieneś poświęcać swój czas. To oznacza przeanalizowanie ogólnego planu życiowego, bycie pewnym, co do swoich celów i dążeń. Może to wymagać dużej ilości czasu i myślenia, ponieważ będzie to plan bazowy, na którym będziesz opierać się tworząc swoje codzienne, tygodniowe i miesięczne cele, oraz plany.
Mówiąc ogólnie, potrzebujesz określić swoje główne cele krótko-, oraz średnioterminowe. Najprawdopodobniej zidentyfikujesz kilka kategorii związanych z pracą, oraz kilka związanych z życiem osobistym. Nie wybieraj zbyt wielu. Rozdzielając swój czas na dni, tygodnie, oraz miesiące, warto skupić się na jednej kategorii. To pozwoli Ci zestroić codzienne sprawy z ogólnymi celami zawodowymi i celami życiowymi. Zacznij od planu, ale nie bój się wprowadzać poprawek w razie potrzeby.
Jak powiedział Benjamin Franklin, „Nie przygotowując się na najgorsze, przygotowujemy się na porażkę.” Z kolei Antoine de Saint-Exupéry powiedział: „Cel bez planu jest tylko życzeniem.”
Świadomość tego, nad czym powinniśmy pracować jest tak samo ważna jak świadomość tego, nad czym nie powinniśmy pracować. Niektórzy ludzie nazywają to listą spraw do „ignorowania”. To pomaga określić i dostrzec, które rodzaje zadań nie powinniśmy robić, mimo że lubimy je robić. Nasz czas jest ograniczony, więc musimy nim rozsądnie zarządzać.
Numer 3. Zidentyfikuj i zredukuj pożeracze czasu, oraz rzeczy rozpraszające uwagę.
Jeśli chcesz być panem swojego czasu, musisz wiedzieć, co zbija Cię z tropu. Każdego dnia nacierają na nas liczne przeszkody, nie mówiąc już o niezliczonych pożeraczach czasu i rzeczach rozpraszających naszą uwagę dostępnych za sprawą technologii. W jaki sposób zwykle marnujesz czas? Czy jest to telewizja? YouTube? Media społecznościowe? Gry komputerowe? Programy kulinarne? Śledzenie wydarzeń sportowych? Surfowanie po przypadkowych stronach internetowych? Czytanie plotek o sławnych ludziach?
To co łączy te wszystkie powyższe rzeczy to zadzwiająca zdolność pochłaniania Twojego cennego czasu. Wielu specjalistów sugeruje, abyśmy rejestrowali ilość czasu jaką spędzamy na różnych zajęciach w tygodniu, dzięki czemu będziemy mieć świadomość gdzie ucieka nam czas. A mając taką świadomość możemy zaplanować zmniejszenie, lub ograniczenie czasu, który poświęcamy na niektóre sprawy. Specjaliści sugerują nawet czasowe wyłączanie urządzeń, aby w pełni wykorzystywać swoją koncentrację.
Numer 4. Organizuj swoje zadania.
Znajdź system organizacyjny, który będzie dobrze służyć Tobie. Kluczowym wyrażeniem tutaj jest „dobrze służyć Tobie.” Niestety, wielu ludzi poświęca ogromną ilość czasu na dopracowywanie i ulepszanie swoich systemów organizacyjnych, co zabiera im czas, który powinien być wykorzystany na prace priorytetowe.
To samo dotyczy list spraw do załatwienia. Jeśli twoja lista zadań jest długa i codziennie ją poszerzasz, prawdopodobnie z łatwością uwierzysz w następującą informację: 23% ludzi poświęca więcej czasu na organizację list spraw do załatwienia niż na realizację swoich zadań! Wniosek: Zachowuj jak największą prostotę swojego systemu, a przede wszystkim, pamiętaj, że ma on być odpowiedni dla Ciebie.
Jedna z najbardziej klasycznych zasad produktywności brzmi: Rób najpierw to, co najważniejsze. Zajmuj się najważniejszą sprawą na swojej liście —która często jest najtrudniejszą sprawą—kiedy masz najwięcej energii i najświeższy umysł.5 Zrobisz wtedy więcej i dodatkowo będziesz czuś się dobrze, ponieważ wykonasz swoją priorytetową pracę.
Numer 5. Nie forsuj się; bądź realistą.
Bóg dał nam określoną ilość czasu każdego dnia i bez względu na to, jak bardzo chcesz coś osiągnąć, czasem realnie możesz osiągnąć tylko tyle na dany czas.
Bądź realistą co do ilości czasu, którą dany projekt zajmie, co do tego, czy jesteś w stanie podjąć kolejne zadanie, oraz co do tego, czy będziesz w stanie dotrzymać ustalonego terminu. Bądź świadomy tego, co już masz do zrobienia. W tym pomocna będzie dobrze prowadzona lista spraw do załatwienia. I na koniec, bądź gotów powiedzieć nie, kiedy będzie taka potrzeba. Bedzie to trudne, ale na dłuższą metę, powiedzenie nie zadaniom, które mogłoby Cię przeciążyć, zabezpieczy Twoją zdolność wykonania ważnego zadania.
- List do Efezjan 5:16↑
- Jeff Haden, 9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People, “Inc.”, 06.10.2014↑
- Jeff Haden, Success? It’s Just a Decision Away, “CBS Moneywatch”, 19.10.2011↑
- Lea McLeod, The Job Skill You Need (That Nobody Talks About), “The Muse”, 07.09.2014↑
- Trent Hamm, Do the Hard Things First, „The Simple Dollar”, 17.09.2014↑