Il tempo è una cosa che non si può riavere. La Bibbia parla di «approfittare del tempo» o di «fare il miglior uso possibile del tempo».1 Ciò richiede un po’ d’impegno per sviluppare le nostre capacità di gestione del tempo.

È fin troppo facile farci prendere da un vortice di occupazioni, per poi arrivare alla fine della giornata e renderci conto di non aver compiuto quello che intendevamo fare. C’è la sfida enorme di usare costantemente con saggezza il nostro tempo, fare le cose più importanti e trovare il tempo di bilanciare le responsabilità e i compiti – personali e lavorativi – che ci troviamo di fronte ogni giorno.

Sono di moda molti termini che riguardano la gestione del tempo e voglio menzionarne due: efficienza ed efficacia. C’è una grande differenza tra l’essere efficienti e l’essere efficaci. Come spiega Jeff Haden:

Le persone efficienti sono competenti e ben organizzate. Spuntano ogni voce sulla loro agenda. Completano i progetti. Portano a termine le cose.

Le persone efficaci, fanno le stesse cose, ma spuntano dalla loro lista le cose giuste. Completano i progetti giusti. Portano a termine le cose giuste. 2

Anche se è un’ottima cosa cercare di diventare più efficienti, se ci manca l’elemento efficacia, probabilmente non raggiungeremo i nostri obiettivi né realizzeremo le cose più importanti. Così, dobbiamo diventare efficaci in tutto ciò che facciamo, compreso il modo in cui prendiamo decisioni, stabiliamo le priorità e mettiamo in pratica buoni sistemi di gestione del tempo.

Vediamo cinque punti riguardanti la gestione del tempo.

Numero 1. Stabilisci delle priorità.

Ha detto bene Jeff Haden: «Non possiamo fare tutto, ma tutti possiamo fare alcune cose bene. Decidi cos’è più importante per te, decidi di concentrarti su quelle cose […] poi decidi di rinunciare alle cose che vorresti fare ma oggettivamente non puoi fare, almeno per il momento”.3

La prima cosa è accettare che non riuscirai a fare tutto. Per fare le cose più importanti dovrai stabilire delle priorità e dedicare loro la maggior parte della tua attenzione e del tuo tempo.

Se esamini la lista di cose da fare e vedi che tutte hanno la stessa importanza, è facile lasciarsi sommergere dalla quantità dei progetti, invece che dalla qualità del lavoro. Ma considera questo: il principio di Pareto suggerisce che il 20% del tuo lavoro produce l’80% dei tuoi risultati – e ciò significa che una piccola parte del tuo lavoro quotidiano merita la maggior parte della tua attenzione.4

Non tutto ha la stessa importanza. Non tutto richiede la tua attenzione. Se il 20% di ciò che fai produce l’80% dei risultati, questo dovrebbe essere il filtro attraverso il quale giudicare l’importanza dei tuoi compiti.

Numero 2. Abbi idee chiare su cosa fare e cosa non fare.

Se vuoi realizzare i progetti giusti, il primo passo è dare una buona occhiata a ciò cui dedichi il tuo tempo adesso, in confronto a ciò cui dovresti dedicare più tempo. Questo significa prendere in esame il tuo piano generale per la vita, chiarire quali sono i tuoi obiettivi principali e cosa vuoi realizzare. Forse inizialmente dovrai dedicare un bel po’ di tempo ed energia a questa attività, perché ti servirà da punto d’avvio per creare i tuoi piani e i tuoi obiettivi giornalieri, settimanali e mensili.

In genere vorrai identificare i tuoi obiettivi principali a breve e medio termine. Probabilmente identificherai alcune categorie che riguardano il lavoro e alcune riguardanti la tua vita privata. Non scegliere troppi punti. Quando organizzi il tuo tempo su base quotidiana, settimanale o mensile, è utile attribuire una di queste categorie alla maggior parte delle cose che hai da fare. Ciò ti aiuterà ad adeguare quello che fai ogni giorno con gli obiettivi generali del tuo lavoro e della tua vita. Comincia con un piano, ma non aver paura di fare le modifiche necessarie.

Come disse Benjamin Franklin: «Non preparandoti, ti prepari a fallire». E Antoine de Saint-Exupéry: «Un obiettivo senza un piano è soltanto un desiderio».

Altrettanto importante del sapere su cosa dovresti lavorare è riconoscere su cosa non dovresti lavorare. Alcuni la chiamano una lista di cose da ignorare. Serve a identificare e marcare i tipi di progetti a cui non dovresti dedicarti, anche se ti piacerebbe occupartene. Abbiamo un tempo limitato, quindi dobbiamo usarlo con giudizio.

Numero 3. Identifica e riduci le distrazioni e gli sprechi di tempo.

Se vuoi essere padrone del tuo tempo, devi sapere quali cose t’intralciano. Ogni giorno subiamo molte interruzioni, per non parlare d’innumerevoli sprechi di tempo e distrazioni resi possibili dalla tecnologia. Come tendi a sprecare il tuo tempo? Con Facebook? Con la TV? Con YouTube? Con i social media? Con i giochi al computer? Con i programmi di cucina? Con gli avvenimenti sportivi e le classifiche? Navigando a caso su Internet? Leggendo pettegolezzi sulle celebrità?

Quello che hanno in comune le distrazioni di cui sopra è l’inquietante abilità di portarti via ore del tuo tempo prezioso. Molti esperti suggeriscono di annotare il tempo che dedichi a quelle attività in una settimana, per essere consapevole di come lo impieghi. Poi traccia un piano per ridurre o limitare il loro uso; considera anche l’idea di spegnere quei dispositivi in certi momenti, per riuscire a concentrarti al massimo.

Numero 4. Organizza i tuoi lavori.

Devi trovare un sistema organizzativo che funzioni per te. In questo caso le parole chiave sono «che funzioni per te». Purtroppo la gente può finire per passare un sacco di tempo a gestire e perfezionare i suoi sistemi organizzativi, togliendo tempo prezioso al lavoro principale.

Lo stesso vale per la tua agenda. Se la lista è lunga diverse pagine e continua ad allungarsi ogni giorno di più, probabilmente non ti sarà difficile credere a questa statistica: il 23% delle persone passano più tempo a organizzare le loro agende che a lavorare sui loro progetti. La lezione è questa: usa il sistema più semplice possibile e soprattutto utilizza quello che funziona per te.

Una delle regole classiche della produttività è questa: fai prima il lavoro più importante. Affronta il primo punto in elenco – che spesso potrebbe essere il più difficile – quando hai più energia e la tua mente è più fresca.5 Non solo realizzerai di più, ma ti sentirai meglio per aver già fatto le cose più importanti.

Numero 5. Non sovraccaricarti di lavoro; sii realistico.

Dio ci ha dato una quantità limitata di tempo ogni giorno e per quanto tu voglia realizzare, realisticamente puoi fare solo fino a un certo punto.

Sii realistico riguardo al tempo necessario per un progetto, alle tue capacità di iniziarne un altro e alla possibilità di terminarlo entro la scadenza. Renditi conto di quello che hai già in ballo – e in questo un’agenda ben tenuta dovrebbe aiutarti. Poi sii disposto a dire di no quando è necessario. Sarà difficile, ma alla fine il rifiutare un carico di progetti troppo grande ti permetterà di fare i lavori importanti, restare concentrato ed essere abbastanza fresco da contribuire alle discussioni, alla risoluzione dei problemi e così via.

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Insegnaci a comprendere quanto sono brevi i nostri giorni, per acquistare saggezza. —Salmi 90–12

  1. Efesini 5,16↑
  2. Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People”, Inc., 6 ottobre 2014↑
  3. Jeff Haden, “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch, 19 ottobre 2011.↑
  4. Lea McLeod, “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About)”, The Muse, 7 settembre 2014↑
  5. Trent Hamm, “Do the Hard Things First”, The Simple Dollar, 17 settembre 2014↑