Menedžment časa

Čas je stvar, ki jo nikoli ne moremo dobiti nazaj. Biblija pravi: “skrbno izrabljajte čas.” 1 Da bi lahko čim bolje izrabljali naš čas, se moramo naučiti določenih tehnik in pravil.

Lahko je zapravljati čas ali pasti v vrtinec delovanja in ne doseči ničesar ob koncu dneva ali pa ne doseči tisto, kar smo želeli. Velik izziv je pametno uporabiti naš čas v vsakodnevnem življenju, končati najbolj pomembne stvari in najti pravo ravnotežje v času, ko se posvečamo odgovornostim, delu in zasebnemu življenju.

Mnoge stvari se omenjajo v zvezi z uporabo časa in jaz bi rad omenil dve: učinkovitost in efektivnost. Med njima obstaja velika razlika. Jeff Haden je to pojasnil tako:

Učinkoviti ljudje so dobro organizirani in sposobni. Fokusirajo se na rezultat. Končajo stvari na spisku. Opravijo nalogo.

Efektivni ljudje delajo isto, toda razlika je v tem, da oni odkljukajo prave stvari na svojem spisku. Končajo prave projekte, katere morajo končati. 2

Dobro je biti učinkovit, toda če nismo efektivni, najverjetneje ne bomo končali najbolj pomembnih nalog in dosegli najbolj pomembnih ciljev. Zato moramo poskušati biti efektivni, posebno na področju sprejemanja odločitev in določanja prioritet. Moramo se naučiti, kako pametno izrabljati naš čas.

  1. Določite svoje prioritete

Jeff Haden je to lepo povedal: “Ne moremo narediti vsega, vendar pa lahko naredimo nekaj stvari in to zelo dobro. Odločite se, kaj je najbolj pomembna stvar, katero morate storiti in se osredotočite na njo. Pustite za kasneje stvari, katere bi radi naredili, toda jih realno gledano ne morete, vsaj ne v tem trenutku.” 3

Prvi korak je ta, da sprejmete dejstvo, da ne morete narediti vsega. Da končate to, kar je najbolj pomembno, morate določiti prioritete ter posvetiti največji del svojega časa in energije prav tem najbolj pomembnim stvarem.

Če pogledate spisek stvari, katere morate opraviti in mislite, da so vse enako pomembne, se boste počutili nemočno zaradi količine dela, ne pa kvalitete dela. Toda razmislite o naslednjem: Paretovo pravilo trdi, da 20% vašega dela proizvaja 80% vašega rezultata, kar pomeni, da majhen del vašega vsakodnevnega dela zasluži večino vaše pozornosti.4

Vse ni enako važno. Vse, kar najdete na svoji poti, ne sme pritegniti vašo pozornost. Če 20% vašega dela daje 80% vašega rezultata, potem morate na vse gledati skozi ta filter in na ta način določiti svoje prioritete.

  1. Imejte jasno idejo o tem, kaj morate opraviti in kaj vam ni treba narediti

Če hočete najprej narediti prave stvari ali kar je najvažnejše, morate oceniti, kako izkoriščate svoj čas in na kaj bi ga morali izkoristiti. Bodite iskreni do samega sebe. Poglejte od zgoraj na svoje življenje, bodite jasni o svojih ciljih in kaj želite doseči. Mogoče boste na začetku morali vložiti malo več časa za ta del načrta, toda sčasoma bo to postalo osnova vašega načrta, ki vam bo kasneje pomagala, da ustvarite svoje dnevne, tedenske ter mesečne cilje in načrte.

Na splošno povedano, določiti morate svoje glavne dolgoročne in srednjeročne cilje. Verjetno boste ustvarili nekaj kategorij, od katerih se bodo nekatere nanašale na delo, nekatere pa na zasebno življenje. Ne ustvarjajte preveč kategorij. Svoj čas boste razpodelili na dnevno, tedensko in mesečno osnovo, zato je dobro, da se osredotočite na to, kar delate v eni od teh kategorij. To vam bo pomagalo uskladiti dnevne cilje s srednjeoročnimi in dolgoročnimi življenjskimi načrti. Začnite z načrtom, toda ne bojte se ga kasneje popraviti ali pa po potrebi kaj dodati.

Kot je rekel Benjamin Franklin: “Če se ne pripraviš na delo, se pripravljaš na napake v delu.” Antoine de Saint-Exupéry pa je rekel: “Cilj brez načrta je le želja.”

Pomembno je vedeti, kaj morate delati, vendar je prav tako pomembno vedeti, kaj ni potrebno delati. Napišite spisek stvari, katere je potrebno ignorirati. Ta spisek vam bo pomagal, da prepoznate naloge, katere ne bi smeli opravljati, četudi so vam všeč. Naš čas je omejen, zato moramo biti pametni in ga dobro izkoristiti.

  1. Prepoznajte in izogibajte se potrati časa in stvarem, ki zmotijo vašo pozornost

Ali želite biti gospodar svojega časa? Potem morate poznati svoje slabosti. Mnoge stvari nam bodo vsakodnevno poskušale zmotiti pozornost. Razen potrate časa obstajajo tudi različne vrste razvedril, ki nam jih omogoča moderna tehnologija. Kako boste izkoristili prosti čas? Boste gledali televizijo? Brskali po You Tube? Se zadrževali na družbenih medijih? Igrali računalniške igrice? Boste spremljali program o kuhanju? Preverili športne dogodke in rezultate? Brskali po internetu? Boste brali novice o znanih osebnostih?

Vse te stvari imajo neverjetno sposobnost ukrasti ure in ure vašega dragocenega časa. Mnogi strokovnjaki predlagajo, da zabeležite, koliko časa uporabljate tedensko za določeno aktivnost. Na ta način boste bolje uvideli, kako izkoriščate svoj čas. Potem naredite načrt, kako zmanjšati ali omejiti vpliv takšne potrate časa, četudi morate izključiti svoje elektronske naprave za določen čas, zato da se lahko boljše osredotočite na tisto, kar delate.

  1. Organizirajte svoje naloge

Najdite sistem, ki odgovarja vam. Ključne besede so “ki odgovarja vam.” Na žalost ljudje uporabljajo veliko časa za spremembo različnih načinov organiziranja časa in zato izgubljajo dragocen čas, ki bi ga pravzaprav morali izkoriščati za opravljanje svojih glavnih nalog.

Enako velja za spisek nalog. Če je vaš spisek že tako in tako velik ter vsak dan dodajate novo nalogo, potem boste lažje verjeli naslednjemu podatku. 23% ljudi uporablja več časa za organiziranje svojega spiska nalog kot pa za opravljanje nalog. Torej naj bo vaš sistem čim bolj enostaven, in kar je še bolj pomembno – uporabite to, kar najbolje deluje za vas.

Najprej naredite to, kar je najbolj pomembno. Lotite se dela, ki je na vrhu spiska, kar je pogosto tudi najbolj težka naloga – ko ste najbolj sveži in imate največ energije. Na ta način boste najbolj produktivni in tudi dobro se boste počutili, ker boste vedeli, da je najvažnejša stvar na spisku končana. 5

  1. Ne pretiravajte. Bodite realni.

Bog nam da vsak dan le 24 ur in ne glede na to, koliko hočemo narediti, bomo naredili le tisto, kar realno lahko storimo.

Bodite realni, kar se tiče potrebnega časa za določeno delo. Poglejte vse dele naloge in se potem odločite, ali jo lahko opravite in končate pravočasno. Vzemite v obzir stvari, katere že imate pred seboj. Dober spisek vam bo dal to informacijo. Dobro je tudi znati reči “ne,” kadar je to potrebno. To je težko, toda reči “ne” nalogam, ki vas bodo dolgoročno preobremenile, bo zaščitilo vašo sposobnost, da pomembne stvari opravite kvalitetno, in da ostanete osredotočeni ter dovolj sveži, da sodelujete v razpravah, reševanju problemov itn.

  1. Efežanom 5:16
  2. Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc., October 6, 2014
  3. Jeff Haden, “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch, October 19, 2011
  4. Lea McLeod, “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About),” The Muse, September 7, 2014
  5. Trent Hamm, “Do the Hard Things First,” The Simple Dollar, September 17, 2014

Peter Amsterdam

Peter Amsterdam has been active in Christian service since 1971. In 1995 he became co-director (together with his wife, Maria Fontaine) of the Christian community of faith known as the Family International. He has authored a variety of articles on Christian faith and theology. (Articles by Peter Amsterdam used in Activated are adapted.)