Время – это то, чего никогда не вернёшь. В Библии говорится о том, что надо «дорожить временем».1 Это требует настойчивости в развитии навыков управления временем.
Так легко потратить время впустую, унестись в водовороте дел, а к концу дня осознать, что не добился задуманного. Постоянно разумно использовать время, добиваться важных целей и гармонично распределять время между повседневными обязанностями и задачами, как рабочими, так и личными – невероятно сложно.
Сейчас, в рамках тренда управления временем, на слуху множество модных словечек. Я хочу акцентировать два таких слова: эффективность и продуктивность. Между эффективностью и продуктивностью есть большое различие. Вот как это объясняет Джефф Хейден.
Продуктивные люди хорошо организованны и компетентны. Они составляют список дел и выполняют всё по списку. Они доводят проекты до конца. Они делают дело.
Эффективные люди делают всё то же, но выполняют нужные дела из списка дел. Они доводят до конца нужные проекты. Они делают нужные дела.2
Конечно, замечательно быть более продуктивным, но если мы упускаем компонент эффективности, то мы наверняка не достигнем своих целей и не добьёмся самого важного. Поэтому нужно стараться добиваться эффективности во всём, в том числе и в принятии решений, расстановке приоритетов и использовании разумных практик управления временем.
Давайте рассмотрим пять ключевых принципов управления временем.
Номер 1. Расставьте приоритеты.
Хорошо это выразил Джефф Хейден: «Всего мы сделать не можем, но мы можем делать хорошо часть дел. Решите, что для вас важнее всего, сосредоточьтесь на этом, а то, что вам хотелось бы сделать, но практически не получается, отложите, хотя бы на этот момент».3
Первый шаг – принять тот факт, что вы не в состоянии сделать всё. Для того, чтобы совершить самое важное, вам придётся расставить приоритеты и уделять львиную долю внимания и времени именно им.
Если вы смотрите на список дел и вам всё кажется одинаково важным, легко впасть в панику от объёма задач и забыть о качестве работы. Но учтите: закон Парето гласит, что 20% усилий приводят к 80% результатов, а значит, малая доля вашей повседневной работы заслуживает большей части внимания».4
Не все дела одинаково важны. Не всё, с чем вы сталкиваетесь, заслуживает внимания. Если 20% ваших усилий принесут 80% результатов, это должно послужить главным фильтром, через который надо отсеивать задачи по степени важности.
Номер 2. Разберитесь, что делать, а чего не делать.
Если хотите сделать нужное, первым делом внимательно рассмотрите, на что вы сейчас тратите время, и сравните с тем, на что вам следует тратить время в первую очередь. Это значит рассмотреть ваш общий жизненный план, разобраться в целях и намерениях. Возможно, изначально на это уйдёт немало времени и размышлений, ведь это послужит базой постановки ежедневных, еженедельных и ежемесячных целей и разработки планов.
Короче говоря, вам нужно определить основные краткосрочные и промежуточные цели. Вы, скорее всего, выделите несколько категорий, относящихся к работе, и несколько, относящихся к личной жизни. Не отбирайте слишком много. Распределяя время на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела, полезно поместить большую часть задач в одну из этих категорий. Это поможет вам свести воедино рабочие и жизненные цели на каждый день. Начните с плана, но не бойтесь вносить в него изменения по ходу дела.
Как сказал Бенджамин Франклин: «Ошибаясь в подготовке, вы готовитесь ошибаться». А вот что сказал Антуан де Сент-Экзюпери: «Цель без плана – это лишь желание».
Знать, над чем следует работать, так же важно, как знать, над чем работать не следует. Некоторые люди называют это списком «дел, которые нужно игнорировать». Он помогает установить и подметить, какие типы задач вам выполнять не следует, даже если вам это нравится. Наше время ограниченно, поэтому надо распределять его целесообразно.
Номер 3. Определите и урежьте всё, что отвлекает и заставляет терять время.
Если хотите быть хозяином своего времени, вам нужно знать, на чём вы спотыкаетесь. Каждый день мы сталкиваемся с многочисленными помехами, не говоря уже о бесчисленных раздражителях и занятиях, приводящих к пустой трате времени, которыми щедро одаривают нас современные технологии. На что вы расточаете время? Телевизор? YouTube? Соцсети? Компьютерные игры? Кулинарные передачи? Спортивные репортажи? Бесцельное копание в Интернете? Новости о знаменитостях?
Всё вышеуказанное объединяет одно – на это тратятся часы драгоценного времени. Многие специалисты рекомендуют записывать, сколько времени вы тратите на разные занятия в течение недели, чтобы знать, на что уходит время. Потом составьте план, как урезать или ограничить его бессмысленную трату. Возможно, понадобится даже отключать все свои устройства в определённое время, чтобы сосредоточиться.
Номер 4. Определите и организуйте свои задачи.
Найдите систему организации, которая эффективна для вас. Ключевые слова здесь «эффективна для вас». К сожалению, иногда люди тратят много времени на обслуживание и улучшение своей системы организации, вместо того, чтобы уделять время приоритетной работе.
То же самое относится и к спискам дел. Если ваш список дел растянулся на несколько страниц, и вы его ежедневно пополняете, то вы без проблем поверите такому статистическому факту: 23% людей больше времени уделяют организации списка дел, нежели выполнению самих дел! Отсюда вывод: придерживайтесь как можно более простой системы, а самое главное – найдите систему, эффективную для вас.
Одно из классических правил продуктивности гласит: первым делом выполняйте самые важные дела. Сделайте первое в списке дело, которое обычно бывает самым сложным, когда у вас больше всего энергии и яснее голова.5 Вы не только большего добьётесь, но и вдохновитесь, выполнив приоритетную работу.
Номер 5. Не переутомляйтесь, оценивайте свои силы трезво.
Бог дал нам ограниченное количество времени каждый день, и как бы вы ни хотели добиться многого, вы в состоянии достичь лишь определённого количества целей.
Трезво оценивайте, сколько времени займёт выполнение проекта, сможете ли вы взять на себя ещё одну задачу, успеете ли вы к сроку. Не забывайте обо всех остальных делах, в чём вам поможет регулярно обновляемый список дел. А главное, при необходимости будьте готовы отказаться. Поначалу будет трудно, но со временем, отказываясь от задач, которые перегрузят вас, вы научитесь сохранять способность выполнять важную, качественную работу, не отвлекаться и быть в силах вносить вклад в обсуждение, применять творческий подход к решению проблем и т.д.
- Ефесянам, 5:16↑
- Джефф Хейден, «9 привычек, которые превращают продуктивных людей в крайне эффективных людей», Inc., 6 октября 2014↑
- Джефф Хейден, «Успех? Он на расстоянии решения» , CBS Moneywatch, 19 октября 2011↑
- Лия Маклеод, «Необходимые трудовые навыки (о которых никто не говорит)», The Muse, 7 сентября 2014↑
- Трент Хамм, «Начните с трудных дел», The Simple Dollar, 17 сентября 2014↑