Upravljanje vremenom

Vrijeme je stvar koju nikad ne možemo dobiti natrag. Biblija govori o “iskorištavanju vremena” ili “mudrom i dobrom korištenju vremena.” 1 Da bismo što bolje upravljali našim vremenom moramo naučiti određene tehnike i pravila.

Lako je protraćiti vrijeme ili upasti u vrtlog zaposlenosti, i ne ostvariti ništa na kraju dana ili pak ne ostvariti ono što smo željeli. Veliki je izazov mudro koristiti naše vrijeme u svakodnevnom životu, završiti najvažnije stvari i naći pravu ravnotežu u vremenu koje posvećujemo odgovornostima i zadacima, radu i osobnom životu.

Mnoge se riječi dovode u vezu s upravljanjem vremena, i ovdje želim spomenuti dvije: učinkovitost i djelotvornost. Postoji velika razlika između ova dva pojma. Jeff Haden je to ovako objasnio:

Učinkoviti ljudi su dobro organizirani i sposobni. Orijentirani su na rezultate. Završavaju stvari sa liste. Obavljaju poslove.

Djelotvorni ljudi čine isto to, no s tom razlikom što oni križaju prave stvari sa svoje liste. Oni završavaju “savršene” projekte, one koje trebaju završiti.2

Dobro je biti učinkovit, no ako nismo djelotvorni, najvjerojatnije nećemo završiti najvažnije zadatke i doseći najvažnije ciljeve. Stoga trebamo nastojati biti djelotvorni, naročito u području donošenja odluka i određivanja prioriteta. Moramo naučiti mudro upravljati našim vremenom.

Odredite svoje prioritete

Jeff Haden je to dobro rekao: “Ne možemo učiniti sve, no možemo učiniti nekoliko stvari i to dobro. Odlučite što je najvažnija stvar koju morate obaviti i usredotočite se na to. Ostavite za kasnije stvari koje biste željeli učiniti, a koje realno ne možete, barem u tom trenutku.” 3

Prvi korak je da se pomirite s činjenicom da ne možete sve napraviti. Kako biste završili ono što je najvažnije, morate odrediti prioritete i najveći dio svog vremena i energije posvetiti upravo tim, najvažnijim stvarima.

Ako pogledate popis stvari koje morate obaviti i uvidite da su sve one podjednako važne, biti ćete preplavljeni količinom, a ne kvalitetom. No uzmite u obzir sljedeće: Paretovo pravilo tvrdi da 20% vaših poslova proizvodi 80% vaših rezultata, što znači da mali dio vašeg svakodnevnog rada zaslužuje glavninu vaše pozornosti.4

Nije sve jednako važno. Sve što vam se nađe na putu ne bi trebalo privući vašu pozornost. Ako 20% od onoga što učinite daje 80% vaših rezultata, onda biste sve trebali gledati kroz tu prizmu i tako određivati svoje prioritete.

Budite načisto s onim što morate učiniti i s onim što ne trebate učiniti

Ako želite prvo obaviti prave stvari ili ono što je najbitnije, morate pogledati na što provodite svoje vrijeme i na što biste ga trebali provoditi. Budite iskreni sa samim sobom. Pogledajte odozgora na svoj život, budite jasni o svojim ciljevima i što želite ostvariti. Možda ćete na početku trebati uložiti malo više vremena na ovaj dio, no to će s vremenom postati osnova vašeg plana, koja će vam kasnije pomoći da stvorite svoje dnevne, tjedne i mjesečne ciljeve i planove.

Općenito govoreći, trebate odrediti svoje glavne dugoročne i srednjoročne ciljeve. Vjerojatno ćete stvoriti nekoliko kategorija od kojih će se neke odnositi na posao, a neke pak na osobni život. Nemojte napraviti puno kategorija. Svoje ćete vrijeme rasporediti na dnevnu, tjednu i mjesečnu osnovu te je stoga dobro da se usredotočite na ono što činite u jednoj od tih kategorija. To će vam pomoći da uskladite dnevne ciljeve sa srednjoročnim i dugoročnim životnim planovima. Počnite s planom, no nemojte se ustručavati da ga usput ispravite i nadopunite, po potrebi, naravno.

Kao što je Benjamin Franklin rekao: “Ako pogriješiš u pripremi, spremaš se da pogriješiš.” Antoine de Saint-Exupéry je pak rekao: “Cilj bez plana je samo želja.”

Važno je znati na čemu biste trebali raditi, no isto tako je važno znati na čemu ne biste trebali raditi. Napravite listu stvari koje treba ignorirati. Ona će vam pomoći da uočite zadatke kojih se ne biste trebali prihvatiti, čak i ako vam se sviđaju. Naše je vrijeme ograničeno, stoga moramo biti mudri i pametno ga iskoristiti.

Prepoznajte i izbjegnite kradljivce vremena i stvari koje odvlače vašu pozornost

Želite li biti gospodar svog vremena? Onda morate poznavati svoje slabosti. Mnoge stvari će nam svakodnevno pokušati odvući pažnju. Pored kradljivaca vremena tu su i razne razonode koje nam omogućava suvremena tehnologija. Kako ćete potrošiti slobodno vrijeme? Gledajući televiziju? Pretražujući You Tube? Viseći na društvenim mrežama? Igrajući računalne igrice? Prateći programe o kuhanju? Provjeravajući sportske događaje i rezultate? Pregledavajući internet? Čitajući vijesti o poznatim ličnostima?

Sve te stvari imaju nevjerojatnu sposobnost da ukradu sate i sate vašeg dragocjenog vremena. Mnogi stručnjaci predlažu da bilježite koliko vremena provodite tjedno na neku aktivnost, kako biste što bolje vidjeli na što trošite svoje vrijeme. Potom napravite plan kako smanjiti ili ograničiti djelovanje tih kradljivaca vremena, čak ako morate i isključiti svoje uređaje tijekom nekog određenog razdoblja kako biste se što bolje mogli usredotočiti na ono što radite.

Organizirajte svoje zadatke

Nađite sustav organiziranja koji vama odgovara. Ključne riječi su “koji vama odgovara.” Nažalost, ljudi provode puno vremena na prilagođavanju raznoraznih sustava za upravljanje vremena i tako gube dragocjeno vrijeme koje bi zapravo trebali uložiti na obavljanje svojih prioritetnih zadaća.

Isto se odnosi i na spisak zadataka. Ako je vaša lista već dugačka i svakog dana joj dodate novi zadatak onda ćete lako povjerovati ovaj podatak. Naime, 23% ljudi provodi više vremena organizirajući svoju listu zadaća nego na obavljanje svojih zadataka. Dakle, neka vam sustav bude što jednostavniji, a što je još važnije – upotrebljavajte ono što najbolje radi za vas.

Prvo učinite ono što je najvažnije. Primite se zadatka koji je na vrhu liste, što je često i najteži zadatak – kad ste najsvježiji i kad imate najviše energije. Tako ćete biti najproduktivniji, a i odlično ćete se osjećati, znajući da je najvažnija stvar s vaše liste iza vas. 5

Nemojte pretjeravati. Budite realni.

Bog nam je svakog dana dao određeno vrijeme, i bez obzira koliko želimo ostvariti, ostvariti ćemo samo ono što realno možemo ostvariti.

Budite realni što se tiče potrebnog vremena za neki određeni zadatak. Sagledajte sve strane i potom odlučite možete li ga se prihvatiti i završiti na vrijeme. Uzmite u obzir stvari koje već imate pred sobom. Dobra lista vam može dati tu informaciju. Važno je i znati reći “ne,” ako je to neophodno. Bit će teško, no dugoročno reći “ne” zadacima koji bi vas preopteretili, zaštiti će vašu sposobnost da uradite važne stvari, kvalitetno, da ostanete usredotočeni, i dovoljno svježi da možete sudjelovati u razgovorima, rješavanju problema itd.

  1. Poslanica Efežanima 5:16
  2. Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc., October 6, 2014
  3. Jeff Haden, “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch, October 19, 2011
  4. Lea McLeod, “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About),” The Muse, September 7, 2014
  5. Trent Hamm, “Do the Hard Things First,” The Simple Dollar, September 17, 2014

Peter Amsterdam

Peter Amsterdam has been active in Christian service since 1971. In 1995 he became co-director (together with his wife, Maria Fontaine) of the Christian community of faith known as the Family International. He has authored a variety of articles on Christian faith and theology. (Articles by Peter Amsterdam used in Activated are adapted.)