P: Niedawno awansowałem na stanowisko kierownicze, o którym marzyłem od dłuższego czasu, ale teraz nie jestem pewny, czy nadaję się do tej pracy. Mam wrażenie, że wszystko co powiem, lub zrobię prowadzi do nieporozumień pomiędzy moimi koleżankami i kolegami po fachu i mną. Czy mogę liczyć na jakąś radę w tym temacie?
O: Nieporozumienia są nieprzyjemne w każdych okolicznościach, a szczególnie w miejscu pracy, które często samo w sobie jest silnie przesiąknięte stresem. Jeśli dodamy do tego stres związany z poznawaniem nowej roli przywódczej, nic dziwnego, że pojawia się poczucie zniechęcenia. Ale nie poddawaj się! Zarówno nauka nowych obowiązków jak i budowanie dobrych relacji w pracy wymaga czasu, więc bądź cierpliwy. Tymczasem, oto kilka wskazówek, które mogą być pomocne w tym temacie.
- Nie wszystko naraz. Poświęć całą swoją uwagę pracy, którą zajmujesz się w danym momencie i ludziom, z którymi rozmawiasz.
- Słuchaj. Wysłuchaj swoje koleżanki i swoich kolegów, zanim wyrazisz swoje własne przemyślenia i opinie i nigdy nie przerywaj drugiej osobie. Taka postawa pomoże ci skorzystać z doświadczenia współrozmówcy; poza tym, w ten sposób okazujesz szacunek innym, a tym samym zdobywasz szacunek innych.
- W razie potrzeby, proś o dodatkowe informacje lub wyjaśnienie. Wiele problemów w komunikacji wynika z tego, że ludzie są zbyt dumni, aby przyznać się do tego, że potrzebują więcej informacji, albo nie rozumieją przekazu drugiej osoby.
- Przemyśl co chcesz przekazać. Zanim zaczniesz mówić, upewnij się, że wiesz co chcesz przekazać. Dzięki temu twoja prezentacja będzie bardziej zrozumiała, bardziej sprecyzowana i bardziej jasna, a tym samym będzie mniejsze prawdopodobieństwo, że ktoś źle zrozumie twoje przesłanie.
- Dbaj o prostotę wypowiedzi. John Kotter, profesor Harvard Business School, oraz autor międzynarodowego bestsellera zatytułowanego Jak przeprowadzić transformację firmy (Leading Change)ujął to w następujący sposób, „Dobra komunikacja nie polega na mówieniu doskonale sformułowanymi zdaniami. Nie chodzi o gładkość wypowiedzi. Prostota i jasność to klucz do sukcesu w komunikacji.”
- Zaakceptuj swoje ograniczenia. Nie bój się powiedzieć „Nie wiem.”
- Uważaj na swoje niewerbalne komunikaty. Niemal wszystko co robisz stanowi jakiś przekaz dla ludzi. Do komunikatów niewerbalnych można zaliczyć punktualność, skupienie uwagi, język ciała, wyraz twarzy, ton głosu, a nawet milczenie. Sygnały pozytywne otwierają kanały komunikacji; sygnały negatywne utrudniają komunikację.
- Okazuj innym zrozumienie. Aby zrozumieć innych ludzi, spróbuj postawić się w ich sytuacji. Dlaczego myślą, lub działają w dany sposób? Uważaj, aby nie odczytać błędnie mowy ciała swojego rozmówcy. Jeśli nie jesteś czegoś pewien, pytaj.
- Dąż do jedności. Łatwiej jest pracować z ludźmi, kiedy panuje zgoda, a nie niezgoda. Unikaj konfliktów szukając wspólnego języka, oraz cech godnych podziwu w ludziach, z którymi pracujesz.
- Bądź pozytywnie nastawiony. Buduj ducha współpracy poprzez rozpamiętywanie dobrze wykonanych zadań i dokonanego postępu w kierunku wspólnych celów. Analizuj problemy pod kątem „jak możemy to naprawić”, a nie „kto jest winny”.