No dobrze, nie jest całkiem oczyszczona, bo nie jest to „0 wiadomości”, ale nigdy tego nie chciałam. Nie mniej jednak, w ostatnich miesiącach, zeszłam z długotrwałej pozycji posiadania zawsze od 100 do 150 wiadomości w skrzynce odbiorczej do posiadania od 7 do 30 pozycji w danym momencie—z wyjątkiem oczywiście chwili, kiedy każdego dnia po raz pierwszy otwieram skrzynkę pocztową i wiadomości napływają.

Odkąd używam poczty elektronicznej (jestem administratorem i większość swojej pracy wykonuję teraz poprzez pocztę elektroniczną), czytałam rady ekspertów od wydajności mówiące, aby nie żyć pod dyktando skrzynki odbiorczej. Na przykład,  „Ustal pory dnia, aby sprawdzać swoją pocztę elektroniczną,” albo Nie przestawaj robić to, co robisz w danej chwili, aby zająć się każdą nową wiadomością, kiedy taka przychodzi”.

Od zawsze myślałam, że brzmi to wspaniale. Nie zajmowanie się każdą nową sprawą, kiedy tylko taka się pojawia, nie tylko dałoby mi więcej czasu na faktyczne priorytety, oraz realizację większych projektów, lecz także sprawiło by, że byłabym mniej zestresowana… ale co z moją skrzynką odbiorczą? Wiadomości jeszcze bardziej piętrzyłby się, a ja blokowałabym pracę innych ludzi, którzy byliby na mnie źli. Ileż czasu, ludzkiej pracy i pieniędzy byłoby stracone, gdybym natychmiast nie odpowiadała i nie zajmowała się problemami.

Fakt jest taki, że spora część mojej pracy, w tym kwestie priorytetowe, skupia się na mojej skrzynce odbiorczej. Muszę czytać, analizować i odpowiadać na wiele spraw każdego dnia, więc trzymanie zamkniętej poczty przez kilka godzin nie sprawdza się. Dodatkowo, czasami muszę zająć się pewnymi kwestiami zaraz po ich napłynięciu. Próbowałam różnych technik związanych z zarządzaniem czasem i z koncentracją z pewnymi sukcesami, ale  problem piętrzenia się problemów nie znikał. Jednak niedawno dokonałam odkrycia, które pozwoliło mi pójść o krok dalej.

W czasie paru tygodni cichej pracy poza biurem wpadłam na pomysł, aby zaczynać swoje dni pracujące od wykonania jednego, albo dwóch zadań priorytetowych z listy spraw do załatwienia, a nie od otwierania skrzynki odbiorczej. Zacząć dzień pracy bez otwierania skrzynki odbiorczej?! Nie otwieranie jej aż do 11:00 albo południa?! Naprawdę?!

W czasie tych dwóch tygodni, robiłam tak każdego dnia. Było też kilka dni, kiedy w ogóle nie mogłam połączyć się z Internetem, aby odebrać pocztę. Nadszarpnęło to moje nerwy, ale okazało się, że świat nie zatrzymuje się, kiedy ja się zatrzymuję.

Co stało się z moją skrzynką odbiorczą przez ten czas? Na przestrzeni tych dwóch tygodni, liczba wiadomości pozostała mniej więcej taka sama. Pomimo mojego „zaniedbania” w sensie nie poświęcania poczcie niemal całego mojego czasu, liczba wiadomości nie wzrastała.

I wtedy, kilka dni przed powrotem do biura, doznałam olśnienia: Dlaczego miałoby to nie sprawdzić się na co dzień w normalnych warunkach pracy? Postanowiłam spróbować.

Kiedy usiadłam do pracy w pierwszy dzień po powrocie, zamiast otworzyć pocztę, zerknęłam na swoją listę spraw do załatwienia i zaczęłam od górnej pozycji—listu, który zdecydowanie zbyt długo odkładałam—a potem zajęłam się kiloma kolejnymi sprawami. Około godziny 11, otworzyłam swoją pocztę i zaczęłam zajmować się najpilniejszymi kwestiami.

Po około 10 dniach tego nowego sposobu działania, dostrzegłam jego magiczne działanie. Zadziały się dwie godne uwagi rzeczy: poradziłam sobie z pokaźną listą spraw do załatwienia obejmującą kwestie, które zbyt długo odkładałam, a liczba wiadomości w mojej skrzynce odbiorczej skurczyła się z całkiem schludnej liczby 70 do znacznie schludniejszej liczby 10. Oczyściłam swoją skrzynkę odbiorczą nie czyszcząc ją.

Mogłabym powiedzieć, że wydarzył się cud, ale tak naprawdę nie uważam, aby był to cud. Bardziej przypisywałabym to co się stało słuchaniu ludzi, którzy wiedzą o czym mówią—w tym przypadku byli to specjaliści od zarządzania czasem. Zaczęłam zajmować się sprawami w sposób, który od dawna wiedziałam, że powinnam, ale tego nie robiłam, ponieważ było to tak inne i tak nie w moim stylu. Ale teraz czuję się dobrze, mam poczucie elastyczności i odświeżenia. Zbliżam się do szóstego tygodnia nowego sposobu działania. Według specjalistów, tyle czasu potrzeba, aby utrwalić nowy nawyk. Myślę, że ten nowy sposób działania pozostanie ze mną na długo.

Teraz mogę powiedzieć z przekonaniem, że moja skrzynka odbiorcza to mój sługa, a nie mój pan. Moja skrzynka odbiorcza nie jest już moją listą spraw do załatwienia, lecz narzędziem, które pomaga mi w realizacji mojej listy spraw do wykonania. A ja mam czas, aby o tym napisać!