Kiedy mój szef wyraził zgodę na to, abym pracowała zdalnie z domu, byłam niezwykle podekscytowana taką perspektywą i pewna tego, że moja praca w domu będzie efektywniejsza od tej wykonywanej w biurze. Szef widząc moją radość uśmiechnął się wymownie i stwierdził, „Tylko pamiętaj, mogę czasem zadzwonić tylko po to, aby sprawdzić czy siedzisz przy swoim biurku. Żebym tylko nie nakrył cię w kuchni!” Szef znał moją miłość do jedzenia i gotowania! „Po prostu bądź przy biurku przed 9 każdego ranka.”
Ta rada stanowi podstawą jednej z najlepszych zasad zarządzania czasem jakie znam: Ustal swoje granice i zdyscyplinuj się do ich przestrzegania.
Zasiadanie przy biurku na czas każdego poranka to tylko początek. Zaraz po tym zalewał mnie ogrom wiadomości z prośbami i rzeczami do zrobienia. Nie potrafiłam uszeregować ich według ważności. Każda sprawa zdawała się być priorytetowa.
I wtedy z pomocą wkroczył mój szef. Zasugerował, abym zapisywała wszystko co muszę zrobić w formie listy. Taką listę przesyłałam do niego. On z kolei zajmował się szeregowaniem mojej listy obowiązków według ważności, po czym odsyłał listę z powrotem do mnie. Korzystanie z jego doświadczenia było niezwykle pomocne, szczególnie na początku. Po pewnym czasie sama nauczyłam się ustalać swoje własne priorytety, ale dalej praktykuję prowadzenie listy zadań do wykonania.
Któregoś dnia, spędziłam cały poranek pracując nad mało ważnym projektem, przez co zaniedbałam termin innego pilnego zadania. W ten sposób nauczyłam się kolejnej ważnej zasady: „Najpierw zajmij się tym co ważne.”
Szef podzielił się ze mną jeszcze jedną ważną wskazówką: „Pod koniec każdego dnia pracy poświęć kilka chwil na przejrzenie swojej listy zadań. Zapisz dwie lub trzy priorytetowe sprawy, którymi zajmiesz się z samego rana następnego dnia.”
Zauważyłam, że pod koniec dnia mam najlepszy ogląd na to co wciąż mam do zrobienia, dlatego zaczynam moją dzienną listę zadań popołudniami.
Przez wiele lat pracowałam jako osobista asystentka zdalnie z domu. Jestem przekonana, że wskazówki i rady jakie otrzymałam kiedy zaczynałam pracę zdalną pomogły mi zbudować opinię osoby punktualnej i rzetelnej.