Ну ладно, там не совсем полный порядок, и я на это даже не надеюсь. Тем не менее, за последний месяц мои обычные 100–150 непрочитанных сообщений сократились до 7–30 в день. Конечно утром, когда я открываю почту, на меня обрушивается поток новых писем, и всё начинается с начала.

С тех пор, как я начала пользоваться электронной почтой (я администратор, и большая часть моей работы выполняется через имейл), я читала в советах специалистов по организации труда, что не надо жить в папке входящих сообщений. «Выделите время в течение дня для проверки почты» или «Не бросайте свои дела, чтобы прочитать и ответить на каждое входящее сообщение сразу же», например.

Я всегда считала, что это хорошая мысль. Если не сразу же отвечать на сообщения по мере их поступления, то появляется время для работы над реальными приоритетами и крупными проектами, да и стресса поубавится… но как же мои входящие? Ведь сообщения накопятся, я буду тормозить работу других людей, и они на меня будут сердиться. Подумайте только о времени, человеко-часах и деньгах, которые будут потеряны, если я не буду отвечать на сообщения немедленно.

Дело в том, что большая часть моей работы, в том числе и некоторые приоритетные дела, вращаются вокруг переписки. Мне приходится читать, просматривать и отвечать на многие сообщения каждый день, поэтому у меня не получается открывать почту всего на пару часов в день. Подчас мне необходимо заняться некоторыми делами сразу же. Я пробовала разные способы экономии времени и приоритизации с переменным успехом, но проблема с завалами сообщений не прекращалась. Однако недавно со мной произошёл случай, который усугубил проблему.

Я поехала на двухнедельный выездной семинар. Работать я продолжала, но в облегчённом ритме. И тогда мне пришла в голову мысль начинать рабочий день не с открытия почты, а с первых двух важных дел по списку. Как же так?! Начать работу, а почту не открывать?! Даже не читать сообщения до 11 или 12 часов?! Вы шутите?!

В течение двух недель я так и поступала. А пару дней я даже не смогла выйти в Интернет и проверить почту. Понервничала я изрядно, но как оказалось, без меня мир не остановился.

Что произошло с моими входящими за это время? За две недели количество сообщений не изменилось. Несмотря на то, что я уделяла им намного меньше времени, больше их не стало.

И тогда за пару дней до возвращения меня озарило: «А что будет, если попробовать такой же подход в родном офисе?» Я намеревалась выяснить.

В первый же день на рабочем месте я не стала открывать почту, а занялась важными делами по списку. Первым номером стояло написать письмо, которое я давно откладывала. Потом я сделала ещё несколько крупных дел. Ближе к 11 часам я проверила почту и ответила на самые срочные сообщения.

Через 10 дней нового метода работы я заметила, что он действует. Произошло два крупных изменения: я закончила дела по большому списку важных дел, многие из которых висели уже давно, а количество непрочитанных сообщений во входящих уменьшилось от весьма скромных 70 до еще более скромных 10. Я навела порядок в почте, ничего не делая.

Я бы сказала, что случилось чудо, вот только, по-моему, дело не в этом. Думаю, что просто я послушала людей, которые знают своё дело, в данном случае – специалисты по управлению временем. Я начала применять принципы, о которых давно уже знала, но не применяла, потому что это не мой стиль. И теперь у меня всё гладко, гибко и по-новому. Время подходит к шестинедельной отметке, про которую говорят, что это срок закрепления новой привычки. Думаю, она закрепится надолго.

И теперь я могу с убеждением сказать, что моя почта – это слуга, а не хозяин. Входящие – это не список дел, а инструмент, помогающий мне выполнять дела по списку. И у меня даже появилось время написать об этом!