Εντάξει, δεν έχω φθάσει ακόμα στο «μηδέν εισερχόμενα», και δεν προσμένω ποτέ κάτι τέτοιο, όμως τον περασμένο μήνα, πήγα από τα συνηθισμένα 100 με 150 εισερχόμενα να φθάσω να έχω μόνο 7 έως 30 το πολύ, και αυτό ανά οποιαδήποτε στιγμή – εκτός βέβαια όταν κοιτάζω την αλληλογραφία μου για πρώτη φορά την κάθε μέρα και το ταχυδρομείο μπαίνει ποτάμι.
Για όσο καιρό χρησιμοποιούσα ηλεκτρονική αλληλογραφία (είμαι διοικητικό στέλεχος και η περισσότερη εργασία μου γίνεται με ηλεκτρονική αλληλογραφία), έχω διαβάσει συμβουλές από εμπειρογνώμονες ανάλυσης αποτελεσματικότητας, που μου λένε να μην εντρυφώ στα εισερχόμενά μου. «Να ελέγχω την αλληλογραφία μου μόνο κάποιες καθορισμένες στιγμές της ημέρας», ή «Να μην σταματώ αυτό που κάνω, για να διαβάσω και να αφιερώσω χρόνο στην κάθε νέα επιστολή που εισέρχεται», για παράδειγμα.
Πάντα σκεφτόμουν ότι αυτό ακουγόταν τόσο υπέροχο. Να μην προσπαθώ να φροντίζω το καθετί όταν ερχόταν, θα μου έδινε τόσο πολύ ελεύθερο χρόνο για τις ουσιαστικές προτεραιότητές μου ώστε να επιτελώ τα πιο σημαντικά εγχειρήματα και οπωσδήποτε θα ήμουν και λιγότερο αγχωμένη … όμως τι γίνεται με όλα τα εισερχόμενα; Σίγουρα τα μηνύματα θα γινόταν πολύ περισσότερα, θα καθυστερούσα την εργασία των άλλων και θα θύμωναν μαζί μου. Σκεφθείτε τον χρόνο, το εργατικό δυναμικό και τα χρήματα που θα χάνονταν αν εγώ δεν ανταποκρινόμουν ή δεν φρόντιζα το κάθε πρόβλημα εν τη γενέσει του.
Το θέμα είναι, πως πολύ απ’ την εργασία μου, περιλαμβανόμενων και κάποιων προτεραιοτήτων, επικεντρώνεται στα εισερχόμενα μου. Πρέπει να διαβάσω, να σκεφτώ και να απαντήσω σε πολλά ζητήματα καθημερινά, έτσι το να τα κρατάω κλειστά για μία-δύο ώρες καθημερινά δεν θα έφερνε αποτέλεσμα. Και μερικές φορές πρέπει να φροντίσω πράγματα μόλις εισέλθουν. Έχω δοκιμάσει ποικίλες τεχνικές για να γλυτώνω χρόνο και να συγκεντρώνομαι καλύτερα και έχω μερική επιτυχία σ’ αυτό, όμως το πρόβλημα με τον σωρό από εισερχόμενη αλληλογραφία συνεχιζόταν. Πρόσφατα όμως, έκανα μια ανακάλυψη που με βοήθησε να πάω ένα βήμα μπροστά.
Πήρα άδεια για δύο βδομάδες και πήγα σε ένα θέρετρο ησυχίας και σιωπηλής εργασίας. Εκεί ήταν που είχα την ιδέα να αρχίσω την εργασία μου όχι με το να ανοίγω τα εισερχόμενα, αλλά να φροντίζω τις δύο πρώτες προτεραιότητες στη λίστα μου με αυτά που πρέπει να κάνω. Τι είπε λέει! Να αρχίσω την ημέρα μου χωρίς τα εισερχόμενα;! Όχι μέχρι τις 11:00 ή και το μεσημέρι;! Σοβαρά;!
Εκείνες τις δύο βδομάδες, αυτό έκανα κάθε μέρα. Επίσης για μία-δύο μέρες δεν είχα ίντερνετ ώστε να λάβω την εισερχόμενη αλληλογραφία μου. Αυτό με νευρίασε κάπως, όμως όπως αποδείχθηκε, ο κόσμος δεν έπαψε να υφίσταται, όταν εγώ δεν πήρα την αλληλογραφία μου.
Έτσι λοιπόν, τι λέτε να συνέβη στα εισερχόμενά μου με όσα έγιναν; Αυτές τις δύο βδομάδες, ο αριθμός των μηνυμάτων παρέμεινε ο ίδιος όπως πριν. Παρ’ όλη τη δική μου «αμέλεια» που εγώ δεν προσέφερα όλο μου τον χρόνο, ο αριθμός δεν αύξανε.
Και μετά, μία-δύο μέρες πριν τελειώσουν οι δύο μου βδομάδες εκεί, είχα μια επιφώτιση: Γιατί να μην γίνεται αυτό σε καθημερινή βάση και στον τόπο της εργασίας μου; Αποφάσισα να το δοκιμάσω.
Όταν έπιασα δουλειά την πρώτη μέρα αφότου επέστρεψα, αντί να ανοίξω την αλληλογραφία μου, πήγα στη λίστα μου με τις προτεραιότητες και άρχισα με την πρώτη – ένα γράμμα το οποίο ανέβαλα για πάρα πολύ καιρό – και κατόπιν φρόντισα μερικά απ’ τα επόμενα. Γύρω στις 11:00, άνοιξα την αλληλογραφία μου και άρχισα να φροντίζω τα πιο επείγοντα.
Μετά από 10 μέρες, δουλεύοντας με τον ίδιο τρόπο, αντιλήφθηκα το όμορφο αποτέλεσμα που προέρχονταν από αυτό που γινόταν. Δύο αξιοσημείωτα πράγματα έλαβαν χώρα: Είχα μπορέσει να φροντίσω αρκετά πράγματα απ’ τη λίστα με εκείνα που έπρεπε να γίνουν και τα οποία είχαν βαλτώσει για πολύ καιρό, ενώ ταυτοχρόνως ο αριθμός των εισερχομένων είχε ελαττωθεί απ’ τα ήδη λιγοστά 70 ή και κάτι παραπάνω σε λιγότερο από περίπου 10. Είχα ξεκαθαρίσει με την εισερχόμενη αλληλογραφία μου με το να μην ασχολούμαι μ’ αυτήν.
Μπορώ να πω ότι είχε συμβεί ένα θαύμα, αν και δεν ήταν ακριβώς ένα θαύμα. Θα μπορούσα καλύτερα να το αποδώσω στο ότι άκουσα εκείνα τα άτομα που γνωρίζουν σε τι αναφέρονται – στην περίπτωση αυτή, τους ειδικούς διαχείρισης χρόνου. Άρχισα να κάνω τα πράγματα όπως ήξερα από πολύ καιρό ότι έπρεπε να κάνω, όμως δεν το είχα κάνει επειδή ήταν τόσο διαφορετικό και «δεν ήταν για μένα», και τώρα να νοιώθω πολύ ωραία, ευέλικτη καθώς επίσης και ανανεωμένη. Πλησιάζω τις έξη βδομάδες κάνοντάς το, κάτι που είναι και το χρονικό διάστημα που απαιτείται για να καθιερώσεις μία νέα συνήθεια και νομίζω ότι θα το συνεχίσω.
Αυτή τη στιγμή μπορώ να πω με σιγουριά ότι τα εισερχόμενά μου είναι ο υπηρέτης μου και όχι το αφεντικό μου. Τα εισερχόμενά μου δεν είναι πια η λίστα μου με αυτά που πρέπει να γίνουν, αλλά ένα εργαλείο που βοηθάει να ολοκληρώσω τη λίστα μου με αυτά που πρέπει να κάνω και να που τώρα βρήκα και τον χρόνο να αναφερθώ σε αυτό!