Okay, es sagt nicht „0 Eingänge“, aber das erwarte ich auch nicht. In den letzten Monaten jedoch schaffte ich es, von meinen seit langem ständigen 100 – 150 Eingängen in meinem Posteingangsordner sie auf nur 7 bis 30 Eingänge zu reduzieren, ausgenommen natürlich am Morgen, wenn ich das E-Mailprogramm zum ersten Mal öffne und die E-Mails hereinströmen.

Seit ich E-Mail benutze (ich bin Produktionsleiterin und erledige die meiste Arbeit per E-Mail), habe ich Ratschläge von Experten gehört, die mir rieten, nicht in meinem Posteingangsordner zu leben. Zum Beispiel: „Prüfen Sie Ihren Posteingang zu festgelegten Zeiten während des Tages“, oder „Unterbrechen Sie Ihre Arbeit nicht, um jede neue E-Mail zu lesen und zu bearbeiten.“

Ich dachte immer, das hört sich großartig an. Wenn ich mich nicht sofort um jede neue E-Mail kümmern muss, habe ich Zeit, Prioritäten zu setzen und weniger gestresst an größeren Projekten zu arbeiten …, aber was ist mit meinem Posteingang? Sicherlich würden sich E-Mails noch schlimmer ansammeln, ich würde die Arbeit anderer Leute verzögern und sie würden sich über mich aufregen. Ich denke an all die Zeit, Arbeitskraft und das Geld, das verloren gehen könnte, wenn ich mich nicht sofort um Probleme kümmern würde.

Tatsache ist, dass sehr viel meiner Arbeit, auch einige Prioritäten, sich um meinen Posteingang drehen. Ich muss täglich für sehr viele Aufgaben E-Mails lesen, überdenken und beantworten; deshalb kann ich nicht nur ein paar Stunden am Tag online sein. Manchmal muss ich mich zeitnah um Dinge kümmern, sobald sie hereinkommen. Verschiedene Zeitersparnis- und Konzentrationstechniken habe ich mit Erfolg gemeistert, aber das Problem mit dem E-Mailempfang blieb bestehen. Kürzlich habe ich jedoch eine Entdeckung gemacht, die mich einen Schritt weiterbrachte.

Ich hatte mich einige Wochen vom Büro zurückgezogen, um in Ruhe in einer ruhigen Umgebung arbeiten zu können. Dort hatte ich die Idee meinen Arbeitstag nicht mit dem Öffnen meines Posteingangs zu beginnen, sondern mit den zwei wichtigsten Aufgaben meiner Arbeitsliste. Schluck! Meinen Arbeitstag nicht mit meinem Posteingang beginnen? Nichts lesen bis elf oder zwölf Uhr?! Ernsthaft?!

Im Laufe dieser zwei Wochen hielt ich mich jeden Tag daran. Es gab auch ein paar Tage, an denen ich keine Internetverbindung hatte und den ganzen Tag nicht an meine E-Mails kam. Das strapazierte meine Nerven, aber die Welt bleibt nicht stehen, auch wenn ich stehen bleibe.

Was geschah aber mit meinem Posteingangsordner? In diesen zwei Tagen blieb die Anzahl der eingehenden E-Mails dieselbe. Doch trotz meiner „Vernachlässigung“ wuchs sie nicht weiter.

Einige Tage vor meiner Abreise hatte ich eine Erleuchtung: Warum sollte diese Idee nicht auch in meinem normalen Arbeitstag funktionieren? Ich nahm mir vor, es auszuprobieren.

Als ich an meinem ersten Arbeitstag ins Büro kam, statt meinen Posteingang zu öffnen, nahm ich meine Arbeitsliste und fing mit dem ersten Punkt an – ein Brief, den ich viel zu lange vor mir hergeschoben hatte – und kümmerte mich dann um die nächsten Punkte auf der Liste. Etwa um 11:00 Uhr öffnete ich meine E-Mails und erledigte die dringendsten Angelegenheiten.

Nach 10 Tagen sah ich erste Resultate. Zwei bemerkenswerte Dinge waren geschehen: Ich hatte mich durch eine lange Arbeitsliste gearbeitet, auf der vieles schon viel zu lange gestanden hatte; und die Anzahl der E-Mails in meinem Posteingangsordner hatte sich von schon beträchtlichen 70 auf ein weit ansehnlicheres Maß von 10 Stück reduziert. Ich hatte meinen Posteingang aufgeräumt, ohne ihn aufzuräumen.

Ich würde sagen, ein Wunder ist geschehen; aber natürlich ist das nicht wahr. Ich denke, es sollte den Menschen zugeschrieben werden, die wissen, wovon sie sprechen – den Zeitmanagement-Experten. Ich nutzte Wissen, das ich schon lange hatte, aber nie genutzt habe, weil es so neu war und nicht zu mir passte. Jetzt fühle ich mich wunderbar, flexibel und erfrischt. Ich gehe auf die Grenze der sechs Wochen zu – so lange soll es brauchen, um etwas Neues zur Gewohnheit werden zu lassen. Ich denke, dass es hängen bleiben wird.

In diesem Moment kann ich mit Überzeugung sagen, dass mein Posteingang mein Diener ist, nicht mein Herr. Mein Posteingang stellt nicht länger meine Arbeitsliste dar, sondern hilft mir meine Arbeitsliste abzuarbeiten. Und ich habe sogar Zeit darüber zu schreiben!