Adevărat, căsuţa mea de email nu este la 0 şi nu mă aştept niciodată la asta. Totuşi, în ultima lună am reuşit să ajung de la obişnuitele 100-150 de mesaje, la doar 7-30 de mesaje – cu excepția momentului când îmi deschid pentru prima oară mail‑ul în ziua respectivă şi mesajele încep să curgă.

De când am început să folosesc email‑ul (iar ca administrator, munca mea se realizează în mare parte prin email), am citit tot felul de sfaturi ale experţilor cum să nu‑mi trăiesc viaţa în cutia mea poştală de mesaje electronice. Spre exemplu: „Stabileşte‑ţi anumite momente din zi în care să‑ţi verifici email‑ul” sau „Nu te opri din lucru ca să citeşti şi să te ocupi de fiecare mesaj nou, imediat ce vine”.

Am crezut totdeauna că acele sfaturi sună bine. Dacă nu mă ocup de ceva imediat ce apare atunci am mai mult timp pentru adevăratele priorităţi şi reuşesc să mă ocup de proiectele mai mari, ceea ce înseamnă că sunt mai puţin stresată… totuşi cum rămâne cu căsuţa de email? Acolo mesajele se vor aduna şi mai mult, voi ţine în loc munca altora, iar ei se vor supăra pe mine. Gândeşte‑te la tot timpul, toată forţa de muncă şi banii risipiţi dacă nu voi răspunde imediat, sau nu mă voi ocupa imediat de probleme.

Adevărul este că marea majoritate a muncii mele, inclusiv priorităţile mele, sunt în căsuţa mea de email. Trebuie să citesc, să evaluez şi să răspund la o mulţime de lucruri zilnic, aşa că nu merge dacă o ţin deschisă doar două ore pe zi. Iar uneori trebuie să mă ocup destul de repede de mesaje, imediat ce acestea vin. Am încercat diferite tehnici de monitorizare a timpului şi de concentrare şi am avut oarecare succes, însă problema cu acumularea de mesaje persista. Recent, însă, am făcut o descoperire care a îmbunătăţit considerabil situaţia.

Vreo două săptămâni am lucrat în afara biroului, într‑un loc liniştit. Acolo mi‑a venit ideea să nu îmi deschid căsuţa de email primul lucru dimineaţa, ci mai întâi să mă ocup de una sau două din priorităţile de pe lista mea de priorităţi. Vai! Să nu încep ziua cu email‑ul? Să nu mă uit la el pană pe la 11:00, chiar 12:00? Serios?!

În acele două săptămâni am aplicat în fiecare zi această metodă. Apoi au fost şi câteva zile în care nu am putut să mă conectez deloc la internet. Pentru mine a fost greu, dar se pare că lumea nu s‑a oprit cu mine.

Ce s‑a întâmplat cu email‑urile mele? Pe parcursul acelor două săptămâni numărul mesajelor a rămas aproximativ același. În ciuda „neglijării” mele, lista nu s‑a lungit.

Apoi, cu câteva zile înainte de sfârşitul perioadei cât am fost plecată, am avut o revelaţie: De ce nu aş putea folosi aceeaşi metodă şi în situaţia mea curentă de lucru? M‑am hotărât să încerc.

În prima mea zi înapoi, când m‑am aşezat la biroul de lucru, în loc să‑mi deschid emailul, mi‑am concentrat atenţia asupra listei mele de priorităţi şi am început cu primul de pe listă – o scrisoare pe care am tot amânat‑o de prea mult timp – iar apoi de următoarele. Pe la 11:00 mi‑am deschis email‑ul şi am început să mă ocup de chestiunile cele mai urgente.

După vreo 10 zile de implementare a acestei metode de lucru am început să‑i văd magia. Două lucruri evidente au avut loc: am reuşit să mă ocup de foarte multe de pe lista mea de priorităţi, lucruri care aşteptau acolo de prea mult timp, iar doi, numărul mesajelor din căsuţă a scăzut de la 70 bine selecţionate la 10 mai puţin selecţionate. Practic mi‑am curăţat căsuţa de email fără să mă ocup de ea.

Aş putea spune că a avut loc un miracol, deşi nu cred că este cazul. Cred că meritele se pot mai bine atribui celor ce ştiu ce spun – experţilor în administrarea timpului. Am început să aplic ceea ce ştiam demult însă ceea ce nu făceam pentru că părea atât de diferit şi parcă nu mă caracteriza, iar acum mă simt bine, sunt mai flexibilă şi învigorată. Acum ajung la a şasea săptămână și se spune că de atâta timp ai nevoie să‑ţi formezi un obicei. Sper ca acest obicei să dureze la mine.

Cel puţin acum pot spune că email‑ul este servitorul meu şi nu stăpânul meu. Căsuţa de email nu mai este lista mea de priorităţi, ci o unealtă care mă ajută să‑mi fac lista mea de priorităţi. Şi mi‑am găsit chiar şi timpul să scriu despre toate acestea!