Timpul este unul dintre lucrurile pe care nu le poți primi înapoi. Biblia spune „răscumpărați vremea” sau, cu alte cuvinte, „folosește cât mai bine timpul pe care îl ai”.1 Aceasta necesită să‑ți dezvolți anumite tehnici de organizare a timpului.
Timpul se irosește așa de ușor când ne lăsăm prinși în vâltoarea treburilor, apoi ajungem la sfârșitul zilei și ne dăm seama că nu am realizat ceea ce ne‑am propus. Este o provocare grea să ne folosim timpul constant cu înțelepciune, să facem lucrurile cele mai importante și să găsim un echilibru între timpul alocat pentru responsabilități și muncă și timpul personal.
Există multe cuvinte cheie pentru organizarea timpului, dintre care aș vrea să menționez două: eficiență și eficacitate. Există o mare diferență între a fi eficient și a fi eficace. După cum a explicat Jeff Haden:
Oamenii eficienți sunt bine organizați și competenți. Ei își bifează îndatoririle. Ei își realizează proiectele. Ei duc lucrurile până la capăt.
Oamenii eficace fac același lucru însă ei bifează lucrurile care trebuie de pe listă. Ei realizează proiectele care trebuie. Ei duc la îndeplinire lucrurile care trebuie.2
Deși este bine să fim eficienți, dacă ne lipsește eficacitatea se prea poate să nu ne atingem scopurile sau să nu realizăm lucrurile cele mai importante. Deci, trebuie să căutăm să fim eficace în tot ce facem, inclusiv în deciziile pe care le luăm, în stabilirea priorităților și în implementarea unor practici înțelepte de organizare a timpului.
Să ne uităm la cinci aspecte de organizare a timpului.
Numărul 1. Stabilește priorități.
Jeff Haden a spus bine: „Nu putem face totul, însă putem face unele lucruri foarte bine. Hotărăște care sunt lucrurile cele mai important pentru tine, concentrează‑te asupra acestora… și renunță la lucrurile pe care ai dori să le faci dar realistic nu poți, cel puțin pe moment.” 3
Primul pas este să accepți că nu poți să faci totul. Ca să reușești să faci lucrurile cele mai importante trebuie să‑ți stabilești priorități și să le dai acestora atenția și timpul tău.
Dacă te uiți la lista ta de treburi și le privești pe toate cu aceeași importanță, vei fi ușor copleșit de volumul mare de muncă și nu vei munci de calitate. Dar gândește‑te la asta: Principiul Pareto sugerează că 20% din îndatoririle tale produc 80% din rezultatele tale – ceea ce înseamnă că o parte mică din munca ta zilnică merită majoritatea atenției tale. .4
Nu toate sunt la fel de importante. Nu tot ce îți iese în cale necesită atenția ta. Dacă 20% din ceea ce faci produce 80% din rezultatele tale, asta ar fi un filtru cheie după care să privești importanța treburilor tale.
Numărul 2. Fii clar în legătură cu ce să faci și ce să nu faci.
Dacă dorești să duci la îndeplinire ceea ce trebuie atunci primul pas este să te uiți cu atenția la lucrul cu care îți consumi timpul în prezent, comparativ cu ceea ce ar trebui să faci. Aceasta implică să privești și la planul general al vieții tale, să fii clar în legătură cu țelurile tale și scopul către care te îndrepți. Poate trebuie la început să te gândești o vreme la acestea, fiindcă îți va sluji ca plan de bază de la care să pornești atunci când îți pui țelurile și îți faci planurile zilnice, săptămânale și lunare.
În general vorbind, dorești să identifici care sunt țelurile tale pe termen scurt și mediu. Poate identifici câteva categorii legate de muncă și câteva legate de viața personală. Nu alege prea multe. Când îți planifici ziua, săptămâna și luna îți este de ajutor să plasezi majoritatea timpului tău într‑una din aceste categorii de interes. În felul acesta ceea ce faci zi de zi se aliniază la țelurile tale generale de muncă și de viață. Începe cu un plan, dar să nu îți fie frică să faci schimbări atunci când este necesar.
După cum spunea Benjamin Franklin: „Greșind că nu te pregătești, te pregătești să greșești”. Iar Antoine de Saint-Exupéry spunea: „Un țel fără un plan nu este decât un vis”.
La fel de important ca a ști ce ar trebui să faci este să știi și ce nu ar trebui să faci. Unii numesc aceasta lista cu lucruri de „ignorat”. Te‑ar ajuta să identifici și să‑ți notezi ce fel de lucruri, dacă îți vin în cale, nu ar trebui să le faci, chiar dacă îți place să le faci. Timpul nostru este limitat, deci trebuie să fim chibzuiți cu el.
Numărul 3. Identifică și redu activitățile care îți irosesc timpul și îți distrag atenția.
Dacă dorești să fii stăpânul timpului tău atunci trebuie să știi ce îți distrage atenția. Există multe întreruperi care ne apar în fiecare zi, fără să mai menționăm nenumăratele activități pe care tehnologia ni le‑a pus la dispoziție și care ne irosesc timpul și ne distrag atenția. Tu cum ai tendința să pierzi timpul? Cu televizorul? Cu YouTube-ul? Cu rețelele de socializare? Jocuri pe calculator? Emisiunile de gătit? Evenimentele sportive? Frunzărirea aleatoare a internetului? Urmărirea noutăților despre celebrități?
Ceea ce au în comun toate acestea este că îți răpesc ore bune din timpul tău prețios. Mulți experți sugerează să‑ți notezi timpul petrecut pe săptămână cu diferite activități, să fii conștient cum îți petreci timpul. Apoi să‑ți faci un plan cum să reduci sau să limitezi, sau chiar să întrerupi aceste dispozitive ca să te poți concentra mai bine la ceea ce faci.
Numărul 4. Organizează‑ți treburile.
Găsește un sistem de organizare care să meargă pentru tine. Cuvintele cheie sunt „să meargă pentru tine”. Din păcate unii oameni petrec prea mult timp cu organizarea încât nu mai lucrează efectiv.
Același lucru este valabil și pentru listele de treburi. Dacă lista ta de treburi are câteva pagini și mereu adaug la ea zilnic atunci nu‑ți va fi greu să crezi asta: 23% dintre oameni petrec mai mult timp organizându‑și listele de treburi decât făcând treburile respective! Ce trebuie reținut din asta: Să ai un sistem de organizare cât mai simplu și organizează‑te cum îți este ție mai bine.
Una dintre regulile clasice ale productivității este: Să faci mai întâi ce este cel mai important. Lucrul din capul listei, care probabil este și cel mai dificil, trebuie făcut primul, când ai cea mai multă energie și mintea proaspătă. 5 Atunci vei realiza mai multe și te vei simți bine că ți‑ai împlinit prioritățile.
Numărul 5. Nu te suprasolicita. Fii realist.
Dumnezeu ne‑a dat un timp finit în fiecare zi și indiferent cât de mult îți dorești să realizezi ceva, realistic nu poți face mai mult.
Fii realist când evaluezi cât timp vei avea nevoie pentru un proiect, dacă poți să mai iei și altceva în plus și dacă poți să îl termini până la termen. Fii conștient și de celelalte lucruri pe care le ai de îndeplinit, pe care ți le poți reaminti dacă ai o listă de treburi bine organizată. Iar în cele din urmă, fii dispus să spui „nu” dacă este necesar. Va fi greu, însă în final dacă spui „nu” pentru lucrurile care te‑ar suprasolicita îți vei proteja capacitatea de a face munca importantă de calitate, să rămâi concentrat și cu suficientă energie să contribui la discuții, la rezolvarea creativă a problemelor, etc.
- Efeseni 5:16 ↑
- Jeff Haden, „9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc., 6 octombrie 2014 ↑
- Jeff Haden, „Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch, 19 octombrie 2011 ↑
- Lea McLeod, „The Job Skill You Need (That Nobody Talks About),” The Muse, 7 septembrie 2014 ↑
- Trent Hamm, „Do the Hard Things First,” The Simple Dollar, 17 septembrie 2014 ↑