Vabbè, non è proprio eliminata, tipo “zero messaggi”, né mi aspetto che lo diventi. Nello scorso mese, però, sono passata dalla consueta condizione di avere sempre tra i 100 e i 150 messaggi nella “posta in arrivo”, ad averne solo da 7 a 30 al massimo — tranne, ovviamente, quando apro la posta per la prima volta ogni mattina e vengo inondata di messaggi.

Da quando ho iniziato a usare la posta elettronica (sono un’amministratrice e svolgo gran parte del mio lavoro via e-mail), ho letto vari consigli di consulenti di gestione aziendale che mi dicevano di non essere schiava della posta; per esempio: «Controllate la posta a orari prestabiliti», oppure «Non smettete quello che state facendo solo per leggere ogni nuovo messaggio in arrivo».

Ho sempre pensato che fosse un’ottima idea. Evitare di occuparmi di ogni cosa non appena arriva mi avrebbe concesso più tempo per le cose più urgenti e per realizzare i progetti principali, quindi mi sarei sentita meno stressata… ma cosa sarebbe successo alla posta in arrivo? Di certo i messaggi si sarebbero accumulati ancora di più e avrei ritardato il lavoro degli altri, che se la sarebbero presa con me. Pensa a tutto il tempo, il lavoro e il denaro che sarebbe andato perso se non avessi risposto subito o non mi fossi occupata immediatamente dei problemi.

Il fatto è che gran parte del mio lavoro, comprese alcune priorità, ha effettivamente a che fare con la mia “posta in arrivo”. Ho molte cose da leggere e prendere in considerazione e a cui devo rispondere ogni giorno, quindi aprirla solo per un paio d’ore al giorno non funziona. A volte poi devo occuparmi di alcune faccende appena si presentano. Ho tentato con qualche successo alcune tecniche per concentrarmi e risparmiare tempo, ma il problema dei messaggi che si accumulavano continuava. Recentemente, però, ho fatto una scoperta che ha dato una svolta nuova alle cose.

Sono stata due settimane fuori dall’ufficio e ho lavorato con calma durante un ritiro. È allora che m’è venuta l’idea di iniziare la giornata lavorativa occupandomi subito di un paio delle cose più urgenti, invece di aprire la casella della posta. Gasp! Iniziare la giornata senza la posta? Non aprirla fino alle 11 o mezzogiorno? Sul serio?

In quelle due settimane ho fatto così ogni giorno. Un paio di giorni non sono nemmeno riuscita a collegarmi a Internet. La cosa m’innervosiva, ma ho scoperto che il mondo non si fermava.

Cos’è successo alla mia “posta in arrivo” in quel periodo? In due settimane il numero dei messaggi è rimasto più o meno lo stesso. Nonostante la mia “inadempienza” per non averle dedicato quasi tutto il mio tempo, il numero dei messaggi non è aumentato.

Poi, un paio di giorni prima di tornare a lavorare in ufficio, ho avuto una rivelazione: non avrebbe funzionato anche su base quotidiana nella mia normale situazione lavorativa? Ho deciso di provarci.

Quando, il giorno del mio ritorno, mi sono seduta a lavorare, invece di aprire la posta ho aperto la mia agenda e ho cominciato dal primo progetto: una lettera che rimandavo da troppo tempo; poi mi sono occupata degli altri punti in elenco. Verso le 11 ho aperto la posta e ho cominciato a prendermi cura degli affari più urgenti.

Dopo circa dieci giorni di questo nuovo metodo, ho visto che la magia funzionava. Erano successe due cose notevoli: ero riuscita a completare molti punti in sospeso da tempo e il numero dei messaggi era sceso da una settantina a una decina. Avevo svuotato la casella senza bisogno di farlo.

Avrei detto che era successo un miracolo, ma non era proprio così. Ritengo che lo si possa attribuire al fatto di ascoltare le persone che sanno di cosa parlano: in questo caso gli esperti di organizzazione aziendale. Ho cominciato a fare le cose come sapevo già che avrei dovuto farle, solo che fino a quel momento non era successo perché pensavo “non fosse da me”. Ora mi sento a posto, flessibile e ringiovanita. Mi sto avvicinando al traguardo delle sei settimane, che da quel che dicono è il periodo necessario a consolidare una nuova abitudine. Penso di riuscirci.

Al momento posso dire con convinzione che la mia casella della posta è lì per servirmi, non per farla da padrona. Il suo contenuto non è più un elenco di progetti da fare, ma uno strumento che mi aiuta a completare i miei progetti. E ho perfino tempo di raccontarlo!