Le temps perdu est une chose qui ne se rattrape pas. La Bible parle de « racheter le temps » ou de « faire bon usage de toute occasion qui se présente » 1. Développer nos compétences en matière de gestion du temps demande de s’investir.
Il est si facile de perdre son temps, d’être pris dans le tourbillon de la vie et d’arriver en fin de journée pour se rendre compte que nous n’avons pas accompli ce que nous avions prévu. C’est un véritable défi que d’utiliser notre temps de manière judicieuse et systématique, de mener à bien les projets les plus importants et de trouver le juste équilibre dans le temps que nous consacrons aux responsabilités et aux tâches, qu’elles soient professionnelles ou personnelles, auxquelles nous sommes confrontés chaque jour.
Il y a beaucoup de mots à la mode en matière de gestion du temps, mais je n’en citerai que deux : efficience et efficacité. Il y a une grande différence entre être efficient et être efficace. Comme le dit très bien Jeff Haden : « Les personnes efficaces sont bien organisées et compétentes. Elles sélectionnent des choses à faire dans leur liste de tâches. Elles mènent à bien leurs projets. Elles accomplissent leurs objectifs. Les personnes efficientes font tout cela, mais en plus elles se concentrent sur les bonnes tâches de leur liste. Elles font ce qui doit être fait. » 2
Bien qu’il soit formidable de devenir plus efficace, si l’efficience n’est pas au rendez-vous, il est probable que nous n’atteindrons pas nos objectifs ou que nous n’accomplirons pas les choses les plus importantes. Nous devons donc viser l’efficience dans tout ce que nous entreprenons, y compris dans la façon dont nous prenons des décisions, établissons des priorités et mettons en pratique de bonnes méthodes de gestion du temps.
Examinons cinq points-clés dans le domaine de la gestion du temps.
Numéro 1 : Établissez des priorités.
Jeff Haden l’a très bien formulé : « Nous ne pouvons pas tout faire, mais nous pouvons tous très bien faire certaines choses. Décidez de ce qui est le plus important pour vous, choisissez de vous y consacrer … et laissez de côté les choses que vous voudriez faire mais qui, d’un point de vue réaliste, ne sauraient se concrétiser, du moins pour le moment. » 3.
La première chose à faire est d’accepter que vous ne serez pas capable de tout faire. Pour mener à bien les projets les plus importants, vous aurez à vous fixer des priorités et à leur accorder la plus grande partie de votre attention et de votre temps.
« Si en considérant votre liste de choses à faire, vous estimez que tout est d’égale importance, il est facile de vous laisser submerger par le nombre important de vos projets, plutôt que de privilégier la qualité de votre travail. Considérez ceci : le principe de Pareto stipule que 20% de vos efforts produisent 80 % des résultats—ce qui signifie qu’une petite fraction de votre travail quotidien mérite la majeure partie de votre attention. » 4
Tout n’est pas d’égale importance. Tout ne doit pas retenir votre attention. Si 20 % de vos efforts donnent 80 % de résultats, cela devrait être un filtre pour classer vos projets en fonction de leur importance.
Numéro 2 : Soyez clair sur ce qu’il faut faire et sur ce qu’il ne faut pas faire.
Si vous voulez faire ce qui est le plus important, la première étape consiste à bien comparer les objectifs auxquels vous consacrez votre temps, avec ceux auxquels vous devriez le consacrer. Cela signifie que vous devez reconsidérer votre plan de vie dans son ensemble, en ayant une vision claire de vos objectifs et de ce que vous voulez accomplir. Cela prendra peut-être un peu de temps et de réflexion initialement, car cela vous servira de base sur laquelle vous élaborerez ensuite vos objectifs et vos projets quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
En règle générale, vous devez identifier vos principaux objectifs à court et moyen terme. Vous allez probablement en identifier qui sont liés à votre vie professionnelle et d’autres à votre vie personnelle. N’en sélectionnez pas trop. Lorsque vous planifiez votre emploi du temps quotidien, hebdomadaire et mensuel, il vaut mieux caser la majorité de vos activités dans l’une ou l’autre de ces catégories. Cela vous aidera à coordonner quotidiennement vos activités avec vos objectifs tant professionnels que personnels. Commencez par un plan, mais n’ayez pas peur d’y apporter des modifications si nécessaire.
Comme l’a dit Benjamin Franklin : « Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer. » Et Antoine de Saint-Exupéry disait : « Un objectif sans plan n’est qu’un souhait. »
Il est tout aussi important de savoir sur quoi vous devez travailler, que de savoir sur quoi vous ne devez pas travailler. Certaines personnes appellent cela une liste de « choses à ignorer ». Elle permet d’identifier et de noter les types de tâches qui se présentent et que vous ne devriez pas faire, même si vous aimez les faire. Notre temps est limité, nous devons donc l’utiliser judicieusement.
Numéro 3 : Repérez et limitez les pertes de temps et les distractions.
Le point commun de toutes ces activités est leur étonnante capacité à voler des heures de votre précieux temps. De nombreux experts suggèrent de tenir un registre du temps que vous consacrez à ces activités au cours d’une semaine, afin de savoir à quoi vous employez votre temps. Ensuite, élaborez un plan pour en réduire ou pour en limiter l’utilisation ; pensez même à éteindre vos appareils à certaines heures afin de pouvoir vous concentrer sur vos objectifs.
Numéro 4 : Cernez et organisez vos projets.
Trouvez un système d’organisation qui fonctionne pour vous. Ici les mots-clés sont « fonctionne pour vous ». Malheureusement, les gens peuvent passer beaucoup de temps à gérer et à peaufiner leur système organisationnel, ce qui réduit leur temps de travail prioritaire.
Il en va de même pour les listes de choses à faire. Si votre liste fait plusieurs pages et que vous y ajoutez quotidiennement, vous n’aurez aucun mal à croire cette statistique : 23 % des gens passent plus de temps à organiser leur liste de tâches qu’à y travailler ! Le point à retenir est le suivant : gardez votre système aussi simple que possible et surtout, choisissez ce qui vous convient le mieux.
C’est l’une des règles les plus classiques de la productivité : faites votre travail le plus important en premier. Attaquez-vous à l’élément le plus important de votre liste—qui est souvent aussi le plus difficile—quand votre énergie est au plus haut et votre esprit encore alerte. 5 Non seulement vous en ferez davantage, mais vous vous sentirez bien une fois que votre tâche prioritaire sera terminée.
Numéro 5 : Ne vous surchargez pas, restez réaliste.
Dieu nous a donné chaque jour un temps limité, et même si vous avez très envie de réaliser un projet, vous ne pourrez pas en faire plus que ce qui est possible.
Alors évaluez de façon réaliste le temps que prendra la réalisation d’un projet : pouvez-vous prendre en charge une tâche supplémentaire ? Pourrez-vous respecter les délais ? Soyez conscient de tout ce que vous avez déjà à faire, grâce à votre liste régulièrement mise à jour. Enfin, soyez prêt à dire non si nécessaire. Ce sera difficile, mais à la longue, le fait de refuser des tâches qui vous surchargeraient protégera votre capacité à faire un travail important et de qualité. Vous pourrez rester concentré et suffisamment alerte pour participer à des discussions, à la résolution créative de problèmes, etc.
- Éphésiens 5:16 Seg21 et BFC ↑
- Jeff Haden, « 9 habitudes qui transforment des personnes efficaces en personnes hautement efficientes », 6 octobre 2014. ↑
- Jeff Haden, « Le succès ? C’est juste une décision à prendre. » CBS Moneywatch, 19 octobre 2011 ↑
- Lea McLeod, « La compétence professionnelle dont vous avez besoin (et dont personne ne parle) », La muse, 7 septembre 2014 ↑
- Trent Hamm, « Faire les choses difficiles en premier, le dollar ordinaire », 17 septembre 2014 ↑