Zeit ist eine Sache, die man nie wieder zurückbekommen kann. Die Bibel sagt dazu: „Nutzt jede Gelegenheit.“ oder „Mach das Beste aus der Zeit!“ 1 Dazu wird jedoch ein gewisses Maß an Selbstdisziplin und ein individuell zugeschnittenes Zeitmanagement erforderlich sein.

Es ist so einfach, die Zeit zu vertrödeln, im Wirbelwind der Hektik gefangen zu sein und am Ende des Tages festzustellen, nicht das erreicht zu haben, was wir uns vorgenommen hatten. Es ist eine enorme Herausforderung, unsere Zeit konsequent klug zu nutzen, das Wichtigste zuerst zu erledigen und die richtige Balance zu finden, die wir den täglichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben – beruflich und persönlich – widmen.

Zwei der Begriffe, die im Zusammenhang mit Zeitmanagement immer wieder fallen, sind Effizienz und Effektivität, wobei es einen großen Unterschied ausmacht, ob man effizient oder effektiv ist. Jeff Haden hat es so erklärt:

Effiziente Menschen sind gut organisiert und kompetent. Sie arbeiten die Punkte ihrer To-do Liste ab und führen Projekte zu Ende. Sie sind Macher.

Effektive Menschen machen zwar genau das gleiche, arbeiten jedoch die wichtigen Punkte ihrer To-do Liste zuerst ab, führen die wichtigen Projekte zu Ende. Sie erledigen die richtigen Punkte. 2

Effizienter zu werden ist natürlich eine gute Sache, aber wenn uns die Effektivität fehlt, dann erreichen wir unsere Ziele nicht und vernachlässigen die allerwichtigsten Punkte. Wir müssen also darauf achten, bei allem, was wir tun, effektiv zu sein, sei es im Entscheidungsprozess, wie wir Prioritäten setzen oder unsere Zeitmanagementpraktiken umsetzen.

Im Folgenden werden wir fünf Schlüsselelemente im Zeitmanagement besprechen.

Prioritäten

Jeff Haden brachte es auf den Punkt: „Wir können nicht alles erreichen, aber wir können ein paar Dinge wirklich gut erledigen. Entscheide dich, was dir am wichtigsten ist, fokussiere dich darauf … und lass das los, was du zwar tun möchtest, aber realistischerweise nicht tun kannst, zumindest in diesem Moment.“ 3

Im ersten Schritt musst du akzeptieren, nicht in der Lage zu sein, alles zu tun. Um das Wichtigste zu erledigen, musst du Prioritäten setzen und ihnen den Löwenanteil deiner Aufmerksamkeit und Zeit widmen.

Wenn du allen Punkten auf deiner To-do Liste die gleiche Priorität einräumst, wirst du eher vom Umfang deiner Aufgaben überfordert sein als von deren Komplexität. Aber bedenke: Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 % deiner Aufgaben 80 % deiner Ergebnisse hervorbringen – und das bedeutet, ein kleiner Teil deiner täglichen Arbeit verdient den Großteil deiner Aufmerksamkeit.4

Nicht alles ist gleich wichtig. Nicht allem, was auf deinem Tisch landet, solltest du deine Aufmerksamkeit widmen. Wenn 20 % dessen, was du tust, 80 % deiner Ergebnisse erzielt, sollte dies ein wichtiger Filter sein, mit dem du die Dringlichkeit einer Aufgabe bemessen kannst.

Sei dir bewusst, was du tun und was du nicht tun solltest

Wenn du die wirklich wichtigen Angelegenheiten getan bekommen möchtest, musst du zunächst genau überlegen, mit was du deine Zeit im Moment verbringst und mit was du sie tatsächlich verbringen solltest. Das bedeutet, dass du dir deine Lebenssituation anschauen und über deine Ziele und Erwartungen klarwerden musst. Anfangs mag das zeitintensiv sein und viel Reflexion deinerseits fordern, denn dies wird dir als Basis dienen, um deine täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ziele und Pläne festzulegen.

Ganz allgemein gesagt, musst du deine wichtigsten kurz- und mittelfristigen Ziele festlegen. Wahrscheinlich wirst du sowohl arbeitstechnische als auch persönliche Ziele haben. Nimm dir nicht zu viel vor. Da du deine Zeit auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis einteilst, ist es hilfreich, den Großteil deiner Ziele auf einen der beiden Lebensbereiche zu beschränken. Es wird dir dabei helfen, deine tagtäglichen Aktivitäten mit deinen beruflichen und privaten Zielen in Einklang zu bringen. Beginne mit einem Plan, aber scheue dich auch nicht, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Wie Benjamin Franklin sagte: „Wenn du dich nicht vorbereitest, bereitest du dich darauf vor, zu scheitern.“ Und Antoine de Saint-Exupéry sagte: „Ein Ziel ohne Plan ist Wunschdenken.“

Während es essenziell ist zu wissen, woran man arbeiten sollte, ist es genauso wichtig zu wissen, woran man nicht arbeiten sollte. Manche Leute nennen dies ihre „Ignorieren“-Liste. Diese hilft dir, zu erkennen und festzustellen, welche Aufgaben auf dich warten, die du zwar eigentlich gerne machst, die aber im Moment nicht deine Aufmerksamkeit brauchen. Unsere Zeit ist begrenzt, also müssen wir sie mit Bedacht einsetzen.

Zeitverschwender und Ablenkungen identifizieren und reduzieren

Wenn du Herr über deine Zeit sein möchtest, musst du dir darüber im Klaren sein, was dich zum Stolpern bringt. Jeden Tag müssen wir uns gegen Ablenkungen wehren, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen möchten, ganz zu schweigen von den Zeitverschwendern und Ablenkungen, mit denen uns moderne Technologien locken. Mit was vertrödelst du deine Zeit? Ist es der Fernseher? YouTube? Soziale Medien? Computerspiele? Kochsendungen? Sportereignisse und Spielstände? Zielloses Surfen im Internet? Prominews?

Allen gemeinsam ist die unglaubliche Fähigkeit, Stunden deiner kostbaren Zeit zu stehlen. Viele Experten empfehlen, die Zeit aufzuschreiben, die du in einer Woche für verschiedene Aktivitäten aufbringst. Dadurch kannst du dir bewusst machen, was mit deiner Zeit geschieht. Dann stelle einen Plan auf, wie du sie nutzt und was du reduzieren oder einschränken kannst. Du kannst dir vornehmen, deine Geräte zu bestimmten Zeiten abzuschalten, um deine Konzentration aufrecht zu erhalten.

Erfasse und organisiere deine Aufgaben

Finde ein Organisationssystem, das für dich funktioniert. Die Betonung liegt auf „was für dich funktioniert.“ Leider können die Menschen am Ende viel Zeit damit verbringen, ihre Organisationssysteme zu verwalten und zu optimieren und werden dadurch von ihrer eigentlichen Arbeit abgelenkt..

Dasselbe gilt für To-do Listen. Wenn deine To-do Liste sich über mehrere Seiten erstreckt und du täglich neues hinzufügst, dann wird es dir wahrscheinlich nicht schwerfallen, diese Statistik zu glauben: 23 % der Menschen verbringen mehr Zeit mit der Organisation ihrer To-do Listen als mit der Erledigung ihrer Aufgaben! Gestalte diese deshalb so effizient wie möglich und stimme sie auf deine Bedürfnisse ab.

Eine der wichtigsten Regeln der Produktivität lautet: Erledige deine wichtigste Aufgabe zuerst. Nimm den wichtigsten Punkt auf deiner Liste in Angriff, wenn du die meiste Energie hast und dein Verstand wach ist – was uns oft wahnsinnig schwerfällt. 5 Du wirst nicht nur mehr erreichen, du wirst dich auch gut fühlen, weil du den schwersten Teil deines Tages bereits hinter dir hast.

Überanstrenge dich nicht und bleibe realistisch

Gott hat uns für jeden Tag eine endliche Menge an Zeit zur Verfügung gestellt, und egal, wie wichtig unsere Aufgaben sind, man kann realistischerweise nur so viel erreichen.

Sei realistisch in deiner Zeitplanung für ein Projekt und wenn es darum geht, eine weitere Aufgabe zu übernehmen oder einen Abgabetermin einzuhalten. Sei dir bewusst, wie viel du bereits stemmen musst, wobei dich eine gut geführte To-do-Liste unterstützen kann. Schließlich musst du bereit sein, Nein zu sagen, wenn es notwendig ist. Dies fällt einigen von uns schwer, aber auf lange Sicht schützt dich ein Nein vor Überlastung, welche wiederum deine Fähigkeit mindert, wichtige, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, konzentriert zu bleiben und frisch genug zu sein, um zu Diskussionen und kreativen Problemlösungen beizutragen.

  1. Epheser 5,16 ↑
  2. Jeff Haden, „9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People“, Inc., 6. Oktober 2014 ↑
  3. Jeff Haden, „Success? It’s Just a Decision Away“, CBS Moneywatch, 19. Oktober 2011. ↑
  4. Lea McLeod, „The Job Skill You Need (That Nobody Talks About“, The Muse, 7. September 2014 ↑
  5. Trent Hamm, „Do the Hard Things First“, The Simple Dollar, 17. September 2014 ↑